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Inhaltsverzeichnis

Kurzzusammenfassung

In diesem Integrationsleitfaden finden Sie die erforderlichen Schritte von der Anmeldung des Nachnutzungsinteresses bis zum Go-Live Ihrer Antragsstrecken des OZG-Online-Dienstes “Waffenrechtliche Erlaubnisse” (eWaffe). Im Downloadbereich der Nachnutzungsplattform finden Sie zahlreiche Informationen, die im Zuge der Entwicklung und Nachnutzung erarbeitet wurden. Dort bieten wir Ihnen eine Checkliste, allgemeine Projektinformationen, Dokumente zum Datenschutz und zur Nachnutzung für Waffenbehörden sowie alle Informationen rund um die fachliche Konzeption und technische Anbindung zum Download an.

1. Leistungsumfang und Anmeldung des Nachnutzungsinteresses

Der nachnutzbare OZG-Online-Dienst “Waffenrechtliche Erlaubnisse” (eWaffe) umfasst mehrere Antragsstrecken, die wiederum einzelne oder gebündelte LeiKa-Leistungen abbilden. Um die OZG-Leistungen jeweils vollständig umzusetzen, wird die Einbindung aller zur Verfügung stehenden Antragsstrecken empfohlen. Nachfolgende Tabelle listet alle umsetzungsrelevanten Antragsstrecken, die entsprechende LeiKa-ID und ihren aktuellen Umsetzungsstand auf.

Wenn Sie als Waffenbehörde den Online-Dienst “eWaffe” nachnutzen möchten, wenden Sie sich bitte per E-Mail an eWaffeService@akdb.de. Geben Sie in dieser E-Mail bitte an, wer in Ihrer Behörde die zentral verantwortliche Person für die Integration der Antragsstrecken des Online-Dienstes ist.

2. Voraussetzung für Routing und Transport der Antragsdaten schaffen

Beginnend mit diesem Schritt ist Ihre technische Ansprechperson aus der betreuenden IT-Abteilung der Waffenbehörde federführend einzubeziehen. Hier geht es insbesondere um die Themen “OSCI-Verschlüsselungszertifikate” und “DVDV-Eintrag”.

Zum Hintergrund dieses Schrittes: Der Online-Dienst “Waffenrechtliche Erlaubnisse” (eWaffe) überträgt mittels des XÖV-Datenaustauschstandards XeWaffe die Antragdaten der jeweiligen Antragsstrecken. Eine Unterstützung des XeWaffe Standards durch das Fachverfahren der Waffenbehörden ist notwendig, um die Antragsdaten maschinell auslesen zu können.

Der Transport der Antragsdaten erfolgt gemäß der EfA-Mindestanforderungen über das OSCI-Transportprotokoll, für das Routing kommt der Verzeichnisdienst DVDV zum Einsatz. Daher ist für die bereitzustellenden Dienste eine Eintragung der Waffenbehörde (Dienstanbieter) als DVDV-Empfänger bei der DVDV Pflegenden Stelle des jeweiligen Landes notwendig. Das “DVDV Eintragungskonzept XeWaffe” (genehmigt durch das Informationstechnikzentrum Bund, kurz ITZBund) und unterstützend die “DVDV Eintragungskonzept Handreichung” befinden sich im Downloadbereich.

Die DVDV Pflegende Stelle des Landes benötigt mit dem Antrag auch die OSCI-Verschlüsselungszertifikate der Waffenbehörde (das sogenannte DVDV-Übermittlungszertifikat und das OSCI-Intermediär-Zertifikat). Weitere Informationen zur Beantragung dieser finden Sie im Kapitel 2a.

Weitere Details zu den Verschlüsselungszertifikaten können Sie der nachfolgenden aufklappbaren Textbox entnehmen.

 Details zu den Verschlüsselungszertifikaten und zu OSCI

Das DVDV-Übermittlungszertifikat (OSCI-Empfänger Zertifikat) wird verwendet für

• die Verschlüsselung der Inhaltsdaten (Erster, grüner Umschlag) vom Sender → Empfänger

• die Verschlüsselung der Nutzungsdaten (Zweiter, gelber Umschlag) vom OSCI-Intermediär → Empfänger/OSCI-Client

Das OSCI-Intermediär-Zertifikat (DOI Zertifikat) wird verwendet für

• die Verschlüsselung der Nutzungsdaten (Zweiter, gelber Umschlag) vom Sender → OSCI-Intermediär
  

OSCI - Online Services Computer Interface:

• OSCI-Intermediär - Prüfung und Weiterleitung eingehender Nachrichten

  • Intermediär arbeitet nach dem Prinzip „Doppelter Umschlag“ “ (Ende-zu-Ende Verschlüsselung)

    • Äußerer Umschlag: Nutzungsdaten (Transportinformationen)

    • Innerer Umschlag: verschlüsselte Inhaltsdaten → kein OSCI-Intermediär Zugriff

  • Setzen von Zeitstempeln und Laufzettel-Aufbewahrung (rechtsverbindlicher Zugang) („Empfangsbestätigungsmail“)

Dem Sender (OK.KOMM bei eWaffe) wird die „Bestätigung - Antrag bei Behörde angekommen“ vom OSCI Intermediär im Rahmen der bestehenden „Verbindung“ gesendet. Diese enthält die „OSCI-Laufzettel“ Adresse, welcher vom Sender bei Bedarf abgeholt werden kann. Die Backend-Abfragen der Fachverfahren der Waffenbehörden (Örtliche Waffenverwaltungssystem, ÖWS) beim Bundeszentralregister (BZR), bei der Meldebehörde (EMA), bei der zuständigen Polizeidienststelle, beim Zentralen Staatsanwaltliches Verfahrensregister (ZStV) und beim Nationalen Waffenregister (NWR) bleiben unverändert und liegen in der Verantwortung der Fachverfahrenshersteller.

2a. OSCI-Verschlüsselungszertifikat beantragen

Die Waffenbehörde muss ihrer DVDV Pflegenden Stelle mit dem Antrag auf DVDV-Eintragung die OSCI-Verschlüsselungszertifikate (PKI Public Key) zusenden. Das Nachnutzen anderweitig vorhandener OSCI-Zertifikate ist nicht möglich. Es werden neue Zertifikate benötigt; diese auf der Seite der Telesec auszuwählen. Vor der Beantragung eines neues Zertifikates ist zu prüfen, ob es für Ihre Behörde bereits einen vertraglichen Anbieter von Zertifikaten gibt. Die voraussichtlich bei der Zertifikatsbeschaffung entstehenden Kosten sind nicht durch Projektmittel gedeckt und sind von den Behörden zu tragen. Hierzu empfiehlt sich eine Absprache zwischen der Behörde und dem nachnutzendem Land, da einige Länder Anschubfinanzierungen in Aussicht gestellt haben.

• Telesec → https://doi.telesec.de/doi/ee/new/login/displayLogin.html

2b. Beantragung und Abholung eines Zertifikates am Beispiel Telesec

In diesem Kapitel wird an dem Beispiel des Anbieters einer Pilotkommune aufgezeigt, wie ein OSCI-Zertifikat beantragt werden kann. Sollten Sie über die folgende ausklappbare Darstellung hinaus Fragen an den Anbieter haben, können Sie sich an deren Support wenden.

 Beantragung eines Zertifikates am Beispiel Telesec

	Beschreibung des Vorgehens	Bildliche Darstellung
1	Seitenname: Anmelden Wählen Sie die Webseite der Telesec an.
2	Seitenname: Anmelden Loggen Sie sich mit Ihrem Account ein.
3	Seitenname: Auswahl der Domäne Achten Sie an dieser Stelle darauf, dass Sie als öffentliche Verwaltung angemeldet sind. Die Angabe dazu finden sie auf der rechten oberen Bildschirmhälfte. Bitte achten Sie ferner darauf, dass die Master-Domäne “Öffentliche Verwaltung“ angegeben ist. Sollte diese Domäne nicht angezeigt werden kontaktieren Sie bitte den Support, um die Login-Daten für diese Master-Domäne zu erhalten. Wählen Sie in der Navigationsleiste “Software-Zertifikate” und den Reiter “beantragen“ aus. Klicken Sie anschließend auf “Weiter“.
4	Seitenname: Auswahl der Domäne Wählen im Feld SUB-Domäne “DOI-OSCI” aus. Klicken Sie anschließend auf “Weiter“.
5	Seitenname: Auswahl des Zertifikatstyp Wählen Sie für das Feld Zertifikatstyp “Gruppen/ Funktions-Zertifikat” aus. Klicken sie anschließend auf “Weiter“.
6	Seitenname: Daten des Antragsstellers/ Schlüsselverantwortlichen Geben Sie mindestens alle verpflichtenden Angaben zu Antragsstellenden ein. Bitte beachten Sie, dass an dieser Stelle Daten von natürlichen Personen eingegeben werden müssen. Klicken Sie anschließend auf “Weiter“.
7	Seitenname: Zertifikatsdaten: Name und E-Mail Adresse Geben Sie im Feld Gruppen-/ Funktionszertifikat (CN) “GRP” an und vermerken im Feld eine dauerhaft erreichbare E-Mailadresse (z.B. ein Funktionspostfach). Bitte achten Sie bei der Eingabe im Feld CN auf sprechende Namen, z.B. GRP - Waffenbehörde - Stadt/Landkreis XY. Klicken Sie anschließend auf “Weiter“.
8	Zertifikatsdaten : Weitere Angaben (optional) Geben Sie neben ihrem Dienstort unter Kennung 1 (OU2) “Waffenbehörde“ ein. Klicken Sie anschließend auf “Weiter“.
9	Seitenname: Veröffentlichung, Hash-Algorithmus, Schlüsseltyp und Sperrung Zertifikat Auf dieser Seite können Sie entscheiden, ob der öffentliche Schlüssel Ihres Zertifikats ggf. veröffentlicht werden soll. Dies kann hilfreich sein, wenn sich unterschiedliche Waffenbehörden sicher über das beantragte Zertifikat austauschen möchten. Daher ist eine Veröffentlichung unter Umständen als sinnvoll zu erachten. Für das Feld Hash-Algorithmus geben Sie “SHA-256“ ein, während für den Schlüsseltyp “RSA 4096” die korrekte Angabe ist. Es wird geraten das Sperrpasswort unverändert auf dem voreingestellten Format zu belassen. Klicken Sie anschließend auf “Weiter“.
10	Seitenname: Abrechnung des beantragten Zertifikats Geben Sie auf dieser Seite die Rechnungsanschrift Ihrer Behörde an.
11	Seitenname: Mitteilung an die Registrierungsstelle Falls Sie Telesec abseits der bereits angegebenen Daten noch eine Mitteilung/Kommentar senden möchten, können Sie dies an dieser Stelle tun.
12	Seitenname: Zusammenfassung der Antragsdaten, Absenden des Antrags Auf dieser Seite finden Sie die Übersicht über die angegebenen Daten sowie das Zertifikat und können diese bei Bedarf ändern.

 Abholung eines Zertifikates am Beispiel Telesec

Beschreibung des Vorgehen	Bildliche Darstellung
Eingang E-Mail mit Hinweis auf Download des Zertifikats Nachdem Ihr Zertifikat von der Zertifizierungsstelle erstellt wurde, erhalten Sie eine E-Mail mit dem Hinweis, dass Ihr Zertifikat zum Download bereitsteht.
Aufruf Telesec-Portal Rufen Sie die Webseite der Telesec auf und melden Sie wie gewohnt an. Navigieren Sie auf den Reiter “Software-Zertifikat” und auf den Unterreiter “abholen“. Geben Sie bitte anschließend in den entsprechenden Feldern die Referenznummer und das Download-Passwort ein, welche Sie Ihrem Antragsformular bzw. PIN-Brief entnehmen können und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit “Suchen”.
Herunterladen des geheimen und öffentlichen Zertifikats Bei erfolgreicher Eingabe wird Ihnen Ihr Zertifikat angezeigt. Klicken Sie auf “Herunterladen” und speichern Sie die Datei auf Ihrer Festplatte/Datenträger. Dieser Schritt kann etwas Zeit in Anspruch nehmen und sollte nicht abgebrochen werden. Hinweis: Die Anzahl der möglichen Downloads ist auf 3 Versuche begrenzt! Sollten Sie nach dem 3. Versuch den erfolgreichen Download nicht bestätigt haben, wird beim nächsten Versuch das Zertifikat gesperrt und der geheime Schlüssel gelöscht, so dass dieser nicht mehr heruntergeladen werden kann. Sie müssen in diesem Fall einen neuen Antrag stellen! Nach dem Herunterladen der Datei müssen Sie den erfolgreichen Download zwingend Bestätigen, damit die geheimen Schlüssel gelöscht werden und die Datei kein weiteres Mal heruntergeladen werden kann. Hierzu ist der Button “Bestätigen“ anzuklicken. Darüber hinaus wird mit dieser Bestätigung das Zertifikat in den Verzeichnissen vermerkt.
Sie erhalten nach der Bestätigung eine Meldung, dass Ihr Zertifikat freigeschaltet wurde. Sie können nun noch optional das Zertifikat als *.cer-Datei, d.h. nur mit dem öffentlichen, also ohne den geheimen Schlüssel, herunterladen, wenn Sie dieses z.B. zur Einstellung in den DVDV benötigen.

2c. DVDV-Eintrag durch eine Waffenbehörde beantragen

Nach dem Erhalt des Zertifikats ist durch die Waffenbehörde ein Eintrag im DVDV bei der DVDV-Pflegenden Stelle des Landes zu veranlassen. Hierzu bedarf es gemäß des projekteigenen DVDV-Eintragungskonzepts folgende hier beispielhaft dargestellte Angaben seitens der Behörde. Bitte beachten Sie, dass all diese Angaben, sofern nicht in der Tabelle als OPTIONAL gekennzeichnet, für einen korrekten DVDV-Eintrag zwingend benötigt werden.

_{Beispieldatensatz zur Beantragung des DVDV-Eintrags bei der DVDV Pflegenden Stelle}

Die 12-stellige DVDV-Organisations-ID wird wie folgt gebildet:

AGS: https://www.xrepository.de/details/urn:de:bund:destatis:bevoelkerungsstatistik:schluessel:ags Kreisschlüssel: https://www.xrepository.de/details/urn:de:bund:destatis:bevoelkerungsstatistik:schluessel:kreis

Die im Beispieldatensatz aufgeführten Informationen müssen der DVDV Pflegenden Stelle des Landes (zumeist per E-Mail) übersandt werden.

Welche DVDV Pflegende Stelle für Sie zuständig ist, finden Sie in der nachfolgenden ausklappbaren Liste der DVDV Pflegende Stellen der Länder. Eine detaillierte Liste mit einzelnen Ansprechpersonen der DVDV Pflegenden Stellen der Länder ist im geschützten Bereich auf der Webseite des ITZBund zum Download verfügbar. Der Link dazu befindet sich im Downloadbereich.

2d. Fachverfahrenshersteller beauftragen

An dieser Stelle ist es zudem sinnvoll, die Beauftragung Ihres Fachverfahrensherstellers in die Wege zu leiten und intern die Installation des Releases Ihres Fachverfahrens vorzubereiten. Es empfiehlt sich daher, die IT-Abteilung bzw. den IT-Dienstleister, der die Installation des Releases des Fachverfahrensherstellers durchführt, rechtzeitig in Ihre Planung einzubinden. Die voraussichtlich bei der Beauftragung Ihrer Fachverfahrensanbindung entstehenden Kosten sind von der Behörde zu tragen. Hierzu empfiehlt sich die Absprache zwischen Behörde und Land, da einige Länder Fördermöglichkeiten bieten könnten.

3. Self-Service Ticket befüllen & Basisdaten eingeben

Sobald Sie die Nachnutzung angemeldet haben und die Voraussetzungen für Routing und Transport der Antragsdaten bis zum landesspezifischen OSCI-Intermediär geschaffen haben, können Sie die Einrichtung des Mandanten für Ihre Organisation mithilfe eines sog. “Self-Service-Tickets” beantragen. Im elektronischen Self-Service-Ticket sind alle Daten anzugeben, die seitens der AKDB für die technische Bereitstellung der Antragsstrecken benötigt werden. Mit dem Ausfüllen und Absenden des Self-Service-Tickets stellen wir Ihnen standardmäßig alle Antragsstrecken bereit, die aktuell zur Nachnutzung verfügbar sind (siehe Kapitel 1).

✅Sie können alle Angaben im Ticket zwischenspeichern. Sie müssen das Self-Service-Ticket daher nicht in einer Sitzung vollständig ausfüllen und abschicken.

Nachträgliche Bearbeitungen des Self-Service-Tickets nach der Übermittlung können in Absprache mit dem Rollout Team getätigt werden.

Anhand der eingereichten Daten erfolgt die Einrichtung Ihres Mandanten und der Antragsstrecken mit Ihrem AGS durch die AKDB. Sie werden per E-Mail über die erfolgreiche Einrichtung informiert. Prüfen Sie in regelmäßigen Abständen auch Ihren Spam-Ordner.

Weiterhin erhalten die angegebenen fachlichen und technischen Ansprechpersonen eine E-Mail mit einem Einladungslink für die Mandantenkonfiguration für die “PRO-Umgebung” des OZG Service Managements (weiteres dazu siehe unten im Abschnitt 4c).

4. Zugang zum OZG Service Management erhalten und Antragsstrecken individualisieren

Das OZG Service Management ist die Management-Oberfläche und das Bearbeitungstool für die Online- und EfA-Dienste der AKDB. Dort finden Sie einen Bereich für Ihre Kommune und können z.B. Textbausteine in den Antragsstrecken anpassen.

4a. Zugangsdaten für das OZG Service Management

Die von Ihnen im Self-Service angegebenen fachlichen und technischen Ansprechpersonen erhalten nach der Einrichtung des Mandanten und der Antragsstrecken eine E-Mail mit einem Einladungslink für die PRO-Umgebung des OZG Service Managements. 72 Stunden nach Erhalt der E-Mail läuft dieser Einladungslink ab. Unter Umständen wird diese Mail automatisch in den Spam-Ordner verschoben. Falls keine Zugangsdaten verschickt wurden, der Einladungslink abgelaufen ist oder weitere Personen Zugriff erhalten sollen (z.B. Vertreter:innen), senden Sie eine Anfrage mit Ihrem Anliegen (unter Angabe Ihrer antragsbearbeitenden Stelle, gewünschte Dienste, Vor-/Nachname sowie E-Mail-Adresse) über folgenden Link: Support Anfrage eWaffe.

4b. Zugang zu dem OZG Service Management

Um eine Fehlermeldung bei der Aktivierung zu vermeiden, sollte der Einladungslink nicht über den Internet Explorer, sondern über einen der folgenden Webbrowser geöffnet werden: Google Chrome, Firefox, Safari, Microsoft Edge, Opera. Der Einstieg zum OZG Service Management ist mit Benutzername und Passwort geschützt. Bitte beachten Sie bei der Anmeldung, dass bei der Eingabe “Benutzername (vorname.nachname) bzw. E-Mail-Adresse” lediglich Kleinbuchstaben verwendet werden können. Es bestehen keine spezifischen Passwortkriterien.

4c. Produktiv- und Testumgebung

Grundsätzlich gibt es für Ihre Dienste eine produktive Umgebung (PRO) im OZG Service Management, die unter folgenden Link abzurufen ist:

• OZG Service Management PRO

Die produktive Umgebung (PRO) kann direkt für die Integration der Online-Dienste in die Webseite Ihrer Kommune bzw. Behörde verwendet werden. Auf der produktiven Umgebung (PRO) können Sie die Zustellung der Antragsdaten in Ihr Fachverfahren testen.

Hinweis: Wenn Sie auf der produktiven Umgebung (PRO) Ihre Dienste testen, sollte dies auf einem nicht öffentlichen Bereich - zum Beispiel auf einem dafür vorgesehenen Test- oder passwortgeschützten Bereich - Ihrer Webseite erfolgen. Sollte dieser Bereich eine abweichende Domain zu der Webseite Ihrer Gebietskörperschaft haben, muss diese im Self-Service Ticket entsprechend vermerkt werden.

4d. Metriken

Die grafische Darstellung veranschaulicht die Nutzung der Online-Dienste in Ihrer Behörde und zählt deren Aufrufe („Start“), die erfolgreich gestellten Anträge („Success“) und die Anträge, die in einen Timeout gelaufen sind.

“Success” bedeutet nur, dass der Antrag erfolgreich von Ihren Bürger:innen abgeschickt wurde. Es bedeutet nicht, dass dieser Antrag auch erfolgreich in ihr Fachverfahren zugestellt werden konnte.

Das Timeout setzt dabei nach 30-minütiger Inaktivität der Nutzer:innen ein und löscht den aktuellen Bearbeitungsstand.

“Start” bringt zum Ausdruck, dass die Webseite, auf der sich der Online-Dienst befindet aufgerufen wurde, jedoch keine Daten von Nutzer:innen eingetragen wurden.

Es werden hierbei lediglich die Aufrufe der Dienste gezählt. Personenbezogene Daten werden nicht gespeichert.

Standardmäßig wird die Darstellung der letzten 30 Tage angezeigt. Rechts oberhalb der Grafik kann die gewünschte Zeitspanne gewählt werden.

4e. Individualisierung der Texte

Sämtliche Texte im Online-Dienst können über das OZG Service Management individualisiert werden. Durch Auswählen der Ellipse (“drei Punkte“) bei der entsprechenden Antragsstrecke öffnet sich ein Reiter, unter dem “Texte bearbeiten“ ausgewählt werden kann.

Es müssen einige Textstellen auf der produktiven Umgebung (PRO) von Ihnen angepasst werden. Wie die nachfolgende Abbildung verdeutlich, sind diese Textstellen in der Gruppe „variables“ als Platzhalter gebündelt.

⚠️ In den variables tauchen vier Textbausteine auf, die Sie nicht anpassen müssen. Diese lauten: behoerde_telefon, behoerde_email, behoerde_akkusativ_mit_artikel & “gemeinde_genitiv_mit_artikel

Beschreibung	Screenshot
Auf der Übersichtseite können Sie mit Hilfe eines Klicks auf der Ellipse eines Online-Dienstes verschiedene Parameter bearbeiten. Um die “variables” bearbeiten zu können, muss “Texte bearbeiten” ausgewählt werden. In der linken Navigationsleiste sind mit einem Klick auf “variables” alle anzupassenden Textbausteine aufgeführt.

Jedem Textbereich der Antragsseiten ist im OZG Service Management ein eindeutiger Schlüssel zugeordnet. Die folgenden Abbildungen zeigen die Textbereiche in den Antragsstrecken mit den dazugehörigen Schlüsseln, die im OZG Service Management zwingend anzupassen sind. 

Zusätzlich finden unter “variables” auch die folgenden Textbausteine, die nur unter bestimmten Bedingungen anzupassen sind:

Um Texte von einem Online-Dienst in andere Online-Dienste übertragen zu können, gehen Sie wie folgt vor:

Beschreibung

Screenshot

Um Texte von einem Online-Dienst in andere Online-Dienste übertragen zu können, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie in der Textbearbeitung des Online-Dienstes die erweiterten Einstellungen (blaues Icon) Es öffnet sich ein neues Fenster. Klicke Sie auf “Texte auf andere Dienste übertragen” und den Reiter auszuklappen Mit einem Klick in das Datenfeld “Sprache” öffnet sich ein Drop-Down-Menü und sie können auswählen, aus welcher Sprache Sie Texte übertragen möchten Falls Sie keine weiteren Sprachen hinzugefügt haben, erscheint hier standardmäßig nur Deutsch (Standard für die eWaffe) Mit einem Klick in das Datenfeld “Dienste” öffnet sich ein Drop-Down-Menü und Sie können auswählen, auf welche Online-Dienste Sie Texte übertragen möchten Hier werden Ihnen nur Ihre zur Verfügung stehenden Online-Dienste vorgeschlagen. Achten Sie darauf, dass nur vollständige technische Diensttitel in diesem Feld ausgewählt sind und keine händisch eingegebene Kürzel wie “ewaf“ eingetragen sind. Mit einem Klick in das Datenfeld “Keys” können Sie auswählen, welchen Textbaustein (=Keys) Sie von dem Online-Dienst auf andere Online-Dienste übertragen möchten. Die Vorauswahl im Datenfeld ist immer auf den Textbaustein bezogen, über den Sie die erweiterten Einstellungen (blaues Icon) geöffnet haben. Dieser Wert muss nicht angepasst oder ergänzt werden. Sobald Sie alle Sprachen, Dienste und Keys ausgewählt haben, können Sie die Übertragung der Textbausteine über den Button “Validieren“ überprüfen. Finden sich alle zu übertragenden Variablen in den namentlich korrekt genannten weiteren Antragsstrecken wieder, erscheint nach der Validierung das Feld “Übertragen“ in Grün hinterlegt. Mit einem Klick auf den Button “Übertragen” werden die Variablen überführt. Der Vorgang ist nun abgeschlossen. Dieses Vorgehen muss für die anderen Textbausteine unter “variables” wiederholt werden! Da sich insgesamt acht Textbausteine unter “variables” befinden, müssen Sie dieses Vorgehen 8x wiederholen. Alternativ können Sie natürlich manuell die Texte jederzeit übertragen. Die Übertragung funktioniert immer nur von der PRE-Umgebung auf die PRE-Umgebung und von der PRO-Umgebung auf die PRO-Umgebung. Sie können keine Texte von der PRE-Umgebung auf die PRO-Umgebung oder andersherum übertragen!

Nach dem erfolgreichen Versand eines Antrags erhalten Ihre Bürgerinnen und Bürger eine automatisiert Bestätigungs-Mail mit einem definierten Standard-Text. Folgender Screenshot zeigt dies exemplarisch:

Die Texte müssen nicht zwangsläufig bearbeitet werden. Diesen können Sie optional anpassen, in dem Sie in der Textbearbeitung im OZG Service Management folgende Parameter bearbeiten:

Der Text muss für jede Antragsstrecke angepasst werden, kann aber wie beschrieben auf alle anderen Antragsstrecken mit wenigen Klicks übertragen werden.

4f. Konfiguration von Pflichtfeldern

Die Antragsstrecken der eWaffe werden standardmäßig mit optionalen und Pflichtfeldern ausgeliefert. Sie können mithilfe des OZG Service Managements bei Bedarf optionale Felder in Pflichtfelder umwandeln.

Beschreibung	Screenshot
Öffnen Sie das OZG Service Management und navigieren Sie zum Übersichtsbereich Ihrer Kommune. Wählen Sie die Antragsstrecke aus, für die Sie die Pflichtfelder bearbeiten möchten. Klicken Sie dafür auf die drei Punkte und wählen Sie “Pflichtfelder bearbeiten aus.
Wählen Sie den entsprechenden Feldnamen aus, der zum Pflichtfeld konfiguriert werden soll. Klicken Sie dafür in das graue Kästchen. Wiederholen Sie diesen Vorgang bei Bedarf für die anderen Formularfelder. Mit einem Klick auf “Speichern” werden Ihre Änderungen übernommen. Die Änderungen sind nun wirksam. Damit die Änderungen Ihnen angezeigt werden, müssen Sie ggf. den Cache löschen. Es ist nicht möglich, bestehende Pflichtfelder als optional zu konfigurieren.

5. Antragsstrecken auf Website einbinden

Die Antragsstrecken werden über die Website der antragsbearbeitenden Stelle als Web Component auf der im Self-Service-Ticket angegebenen Domain des Mandanten (Gebietskörperschaft / Polizeibehörde) eingebunden. Dies sollte über die für die Website zuständigen Personen (z.B. Webmaster) erfolgen. Die Einbettung über Web Components ermöglicht eine nahtlose Integration durch responsives Design, Individualisierung der Texte im Antrag, Design-Anpassungen (bspw. Logo, Farben) sowie das Ein-/Ausblenden von Anzeigeelementen. Die technische Einbindung erfolgt gemäß der https://digitale-verwaltung-as-a-service.de/get-started-now/.

Der Link https://digitale-verwaltung-as-a-service.de/get-started-now/ ist sehr wichtig für die technische Einbindung. Speichern Sie sich diesen am besten ab.

5a. Einbindung einzelner Antragsstrecken

In dem folgenden ausklappbaren Codeauszug finden Sie ein Beispiel für die Einbindung der Antragsstrecke “Erteilung grüne WBK als einzelne Person mit der dem technischen Titel “ewaffe-gruene-wbk-person-erteilung” für die PRO-Umgebung (s.o. Tabelle im 1. Kapitel) . Die hervorgehobenen Teile des Codes sind dienst (Dienstname)- und mandantenspezifisch (AGS) auf deren gewünschte Umgebung (bevorzugt auf PRO) anzupassen. Zusätzlich steht Ihnen die Verwendung des Potleitzahlen-Checks zur Überprüfung der örtlichen Zuständigkeit Ihrer Behörde optional zur Verfügung.

Für die Einbindung anderer Antragsstrecken wie z.B. der “Roten WBK für Sammler und Sachverständige” ist der hier angegebene Dienstname durch den “technischen Titel” der Antragsstrecke auf dem OZG Service Management zu ersetzen. Nähere Informationen zu den technischen Titeln der einzelnen Antragsstrecken können Sie der Tabelle im 1. Kapitel entnehmen.

5b. Einbindung mehrerer Antragsstrecken über die Bündelungskomponente eWaffe

5ba. Beispiel minimale Einbindung

In dem folgenden ausklappbaren Codeauszug finden Sie ein Beispiel für die minimale Einbindung der “Bündelungskomponente eWaffe” mit der dem technischen Diensttitel “ewaffe-buendelungskomponente” für die PRO-Umgebung. Die hervorgehobenen Teile des Codes sind verpflichtend mandantenspezifisch (AGS) auf den gewünschte Umgebung (bevorzugt auf PRO) anzupassen.

5bb. Beispiel erweiterte Einbindung

In dem folgenden ausklappbaren Codeauszug finden Sie ein Beispiel für die erweiterte Einbindung der “Bündelungskomponente eWaffe” mit der dem technischen Diensttitel “ewaffe-buendelungskomponente” für die PRO-Umgebung. Die hervorgehobenen Teile des Codes sind optional konfigurierbar- und verpflichtend mandantenspezifisch (AGS) auf den gewünschte Umgebung (bevorzugt auf PRO) anzupassen.

5c. Nutzerkonto

Grundsätzlich sind die Online-Dienste über die BundID sowie die BayernID verwendbar. Über die Einbindung weiterer Nutzerkonten der Länder wird im Einzelfall entschieden.

5d. Support

Über den Integrationsleitfaden hinaus bieten unsere FAQs weitere nützliche Informationen. Sollten Sie Hilfestellung benötigen, können Sie Ihre Fragen künftig über ein sog. “Support-Ticket” an das Rollout-Team des OZG-Umsetzungsprojekts eWaffe richten. Dieses können Sie unter folgenden Link aufrufen und ausfüllen.

👟 👟 Für eine zügige Fehleranalyse empfehlen wir bei technischen Support-Anfragen folgende Informationen anzugeben:

• Kurze Beschreibung des Fehlers

• Fehlerzeitpunkt

• Links auf Produktions- und Testumgebung

• Verwendeter Browser und Browserversion

• Verwendetes Betriebssystem

• Screenshots (Fehlermeldung und Details, HTML)

Für Fragen und Probleme mit Ihrem Fachverfahren wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Hersteller.

5c. Änderungshinweise zu Antragsstrecken

Bitte beachten Sie, dass ggf. technisch oder fachlich bedingte Änderungen an den Antragsstrecken durch die AKDB vorgenommen werden. Durch die zentrale Bereitstellung der Antragsstrecken sind Änderungen direkt für Sie wirksam. Hier können Sie die aktuellen Änderungshinweise einsehen: https://digitale-verwaltung-as-a-service.de/dienste-demos/ .

6. Datenschutzpflichten erfüllen

Ihre antragsbearbeitenden Stellen müssen nachweisen können, dass der Einsatz des Online-Dienstes bei Ihnen datenschutzkonform ist. Das sollte spätestens nach der erfolgreichen Testung und Prüfung erfolgen. Ggf. existiert hierzu ein Prozess oder ein Freigabeverfahren bei Ihnen, bei dem Sie die Zuständigen für den Datenschutz und andere Akteure einbinden können oder müssen. In der Regel werden folgende Dokumente benötigt:

• Datenschutzkonzept inkl. Anlagen können Sie als Abstimmungsgrundlage nutzen und zur eigenen Dokumentation nehmen.

• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gem. Art. 30 DSGVO erstellen → hierfür können die Informationen aus dem Datenschutzkonzept verwendet werden.

• Informationsblatt zur Datenverarbeitung gem. Art 14 + 15 DSGVO erstellen bzw. anpassen → hierfür kann die Vorlage Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) oder das Muster in unserem Downloadbereich genutzt werden.

Zur Abgrenzung der datenschutzrechtlichen Verantwortungsbereiche:

Im Rahmen des Meilensteins 2 (Referenzimplementierung) wurde von der AKDB ein Datenschutzkonzept erstellt, das den Ist-Zustand der Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Grundsätze nach Art. 5 DSGVO und der daraus folgenden Anforderungen beim Online-Dienst “Waffenrechtliche Erlaubnisse” dokumentiert. Das Datenschutzkonzept unterstützt die Verantwortlichen bei der Erfüllung ihrer Rechenschaftspflicht gem. Art. 5 Abs. 2 DSGVO.

Das Datenschutzkonzept betrachtet die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Online-Dienst “Waffenrechtliche Erlaubnisse”. Der Online-Dienst umfasst den Aufruf des Online-Dienstes auf der Website bis zum Eingang des Anliegens bei der zuständigen antragsbearbeitenden Stellen. Die Prüfung und Dokumentation der anschließenden Verarbeitung obliegt den antragsbearbeitenden Behörden / Stellen.

Das Datenschutzkonzept wird allen Behörden, die den Online-Dienst nutzen, und den weiteren Beteiligten wie den IT-Dienstleistern zur Verfügung gestellt. Das Datenschutzkonzept wird auch hinsichtlich der getroffenen datenschutzrechtlichen Bewertungen und technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) fortgeschrieben.

Das Datenschutzkonzept behandelt detailliert folgende Themen: Zweck der Verarbeitung, Erforderlichkeit der verarbeiteten personenbezogenen Daten, Verarbeitungsschritte und verarbeitete Daten, Rollen- und Berechtigungskonzept, Löschkonzept, Änderungen am Online-Dienst, Gewährleistung der Betroffenenrechte, Schutzbedarf, Schwellwertanalyse und Risiko, Verweis auf technische und organisatorische Maßnahmen (TOM).

Die datenschutzrechtliche Verantwortung ist wie folgt abgegrenzt:

7. Antragsstrecken und Nachrichtenzustellung testen

Nach der Einrichtung des Online-Dienstes sollte die Funktion der Webseiten-Einbindung sowie die Zustellung der Antragsdaten an das Fachverfahren getestet werden.

Wichtig ist, die entsprechenden Funktionen im Online-Dienst auszuwählen und zu testen, ob die zur Beurteilung des erwarteten Verhaltens des Online-Dienstes geeignet sind. Für die durchzuführenden Tests werden folgende Webbrowser empfohlen, durch die > 95 % der Serviceanfragen abgedeckt werden: Google Chrome, Firefox, Safari, Microsoft Edge, Opera. Die Verwendung anderer Webbrowser kann zu Fehlermeldungen und verringerter Nutzerfreundlichkeit führen. Dies gilt sowohl für Desktop- als für auch Mobile-Browser.

Unterstützend können Sie die folgenden Anwendungsfälle für den Test der Antragsstrecken des Online-Dienstes “waffenrechtliche Erlaubnisse” verwenden. Im Fehlerfall kommunizieren Sie diesen bitte wie gewohnt über Ihr Self-Service-Ticket.

8. Go-live und Bekanntgabe des Produktiv-Links

Bitte informieren Sie uns per E-Mail an eWaffeService@akdb.de über den Go-Live (=Einbindung auf Ihrer Produktiv-Webseite) und geben den Produktiv-Link zur Antragsstrecke bekannt.

8a. Abschluss des Rollouts und weiteres Vorgehen im Betrieb

Mit der Meldung des Go-Live mindestens einer Antragsstrecke ist der Rollout des Online-Dienstes abgeschlossen. Von nun an werden fachliche wie technische Anfragen bzgl. aktiv genutzer Antragsstrecken vom AKDB Kundenservice über das Kundenportal AKDB entgegengenommen und bearbeitet.

Sollte in Ihrer Behörde noch kein Admin-Account für das Portal eingerichtet vorliegen, wird der von Ihnen genannten technische Ansprechpartner automatisch von uns als Admin hinterlegt. Dieser Ansprechpartner erhält dazu innerhalb von 5 Werktage automatisch eine Informationsmail zur Einführung in das Kundenportal AKDB.

Sofern in Ihrer Behörde bereits ein Adminzugang besteht, informieren wir Sie in unser abschließenden E-Mail an wen Sie sich konkret hausintern wenden können. Diese Person kann für Sie einen Zugang im Kundenportal der AKDB anlegen.

8b. Auffindbarkeit im Landes- und Bundesportal

Zu guter Letzt müssen die Informationen über die neuen Online-Dienste der Waffenbehörde über das Verwaltungsportal des Landes zugänglich gemacht werden, damit sie an den Portalverbund weitergegeben und auch über das Bundesverwaltungsportal aufgerufen werden können.
Dazu muss die Waffenbehörde eine Person der eigenen Behörde beauftragen, die für die Pflege im Verwaltungsportal des Landes bzw. der Internetseite der Behörde verantwortlich ist, die Informationen (z. B. im Redaktionssystem des Verwaltungsportal des Landes) zu pflegen bzw. bereit zu stellen. Dieser Person müssen Informationen je Online-Dienst (vor allem: Bezeichnung/Titel, kurze Beschreibung was online erledigt werden kann, URL direkt zum Online-Dienst sowie Informationen zur Identifizierung, Online-Zahlungsweise und Sprache neben Deutsch) sowie der Leistungsschlüssel der Leistung, der der Online-Dienst zugeordnet werden muss, mitgeteilt werden.

8c. Erstellung von Deeplinks im Rahmen der Bündelungskomponente zur Eintragung in das Landesportal

Aufbau der Deeplinks

Grundsätzlich bestehen Links aus einer führenden URL - z.B. der Webseiten-URL Ihrer Behörde. Dies kann je nach Konfiguration aus “www.“ “https://“ oder einer Kombination dessen bestehen. Sind auf dieser URL weitere Unterseiten vorhanden, sind diese gewöhnlich durch ein “/“ von der URL und untereinander getrennt.

Durch ein “#“ markiert wird ein Online-Dienst - in Beispiel unten die Bündelungskomponente eWaffe - auf der Unterseite der URL referenziert.

https://digitale-verwaltung-as-a-service.de/dienste-demos/ewaffe-buendelungskomponente.html#/

Erstellung der Deeplinks für Ihre Einbindung

Basierend auf dem oben beispielhalft erläuterten Link, werden die Schritte zur Erstellung der Deeplinks innerhalb einer eingebundenen Bündelungskomponente erläutert.

Beschreibung	Abbildung
Aufruf der Übersichtsseite der Bündelungskomponente Link: https://digitale-verwaltung-as-a-service.de/dienste-demos/ewaffe-buendelungskomponente.html#/
Hinzufügung der Referenz auf den konkreten Online-Dienst innerhalb der Bündelungskomponente Schreiben oder kopieren Sie den technischen Titel, für den Sie den Deeplink erstellen möchten, an das Ende des aktuellen Links ohne Leerzeichen hinter die “#“. die technischen Titel können Sie Ihrem Mandanten auf dem OZG Service Management im Bereich “Dienste“ entnehmen. Betätigen Sie nicht die Enter-Taste zum Laden des Deeplinks Link (Bspl. grüne WBK): https://digitale-verwaltung-as-a-service.de/dienste-demos/ewaffe-buendelungskomponente.html#ewaffe-gruene-wbk-person-erteilung
Kopieren des Links und Test in einem anderen Browser(-fenster) Kopieren Sie den angepassten Link und fügen ihn in ein neues Browserfenster ein. Idealerweise sollten Sie dies in einem privaten Browserfenster oder einem anderen Browser tun. Es wird nun die dedizierte Antragsstrecke im Rahmen der Bündelungskomponente geladen. Hinweis: Im Browserfenster wird die eben erstellte Domain nicht 1:1 aufgelöst und weist daher Unterschiede auf. Dennoch sind die Domains von außen für die Anwahl einer bestimmten Antragsstrecken innerhalb der Bündelungskomponente verwendbar.

9. Optionale Funktionen der Antragsstrecken

Im Folgenden werden optionale Funktionen ihrer Antragsstrecken genannt, die für die Funktionalität nicht verpflichtend zu konfigurieren sind, welche aber eine sinnvolle technische und fachliche Ergänzung zu den Basisfunktionalitäten darstellen.

9a. Postleitzahlen-Check (PLZ-Check)

 Anleitung zur Konfiguration des PLZ-Checks

Nachdem Sie Ihre einzelnen Antragsstrecken erfolgreich technisch eingebunden und die Textvariablen (variables) im OZG Service Management angepasst haben, können Sie den sogenannten “PLZ-Check” Ihren Antragsstrecken hinzufügen.

Mithilfe des PLZ-Check wird eine Zuständigkeitsüberprüfung vorgenommen. Das bedeutet, dass Ihre Bürger*innen die Postleitzahl ihres aktuellen Hauptwohnsitzes eingeben müssen. Es wird dann ermittelt, ob Ihre Waffenbehörde für die Bearbeitung des Anliegens zuständig ist. Falls dies der Fall ist, können die Bürger*innen die Antragsstrecke starten. Falls dies nicht der Fall ist, wird der Start der Antragsstrecke nicht möglich sein.

Unter https://digitale-verwaltung-as-a-service.de/dienste-demos/ewaffe-gruene-wbk-person-erteilung.html#/ ist dies am Beispiel der Grünen WBK einzusehen.

Mit aktivierten PLZ-Check sollen Sie keine Anträge mehr erhalten, für die Ihre Waffenbehörde nicht zuständig ist.

Die Antragsstrecke muss nach dem Hinzufügen des PLZ-Checks nicht erneut technisch eingebunden werden.

Der PLZ-Check erscheint auf der Startseite einer Antragsstrecke.

Der PLZ-Check ist für folgende Antragsstrecken standardmäßig nicht verfügbar:

• Erteilung einer Erlaubnis zum Verbringen von Schusswaffen oder Munition

• Verlängerung einer Erlaubnis zur Mitnahme von Schusswaffen oder Munition

• Erlaubnis zur Mitnahme von Schusswaffen oder Munition

Aus fachlicher Sicht ist der PLZ-Check für die genannten Antragsstrecken nicht relevant, weil es sich hierbei um Anträge auf Mitnahmen/Verbringungen” handelt, die ortsunabhängig gestellt werden können. Daher wurde die Funktion für diese Antragsstrecken per default deaktiviert.

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Bitte beachten Sie folgende Voraussetzungen, um den PLZ-Check einer Antragsstrecke hinzufügen zu können:

• Die Textvariablen (variables) im OZG Service Management müssen angepasst sein (siehe Kapitel 4).

• Die Antragsstrecke, für den der PLZ-Check hinzugefügt werden soll, muss technisch eingebunden sein (siehe Kapitel 5).

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Um den PLZ-Check zu konfigurieren, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Das im Folgenden beschriebene Vorgehen ist für alle Antragsrecken der eWaffe separat durchzuführen.

• Die technische Ansprechperson zu den Antragsstrecken der eWaffe in Ihrer Behörde ergänzt das Attribut “plz-check” in den HTML-Codeschnipsel in der Antragsstrecke. Der Rest des HTML-Codeschnipsels der Antragsstrecke bleibt unverändert.

  • Beispiel: <ewaffe-gruene-wbk-person-erteilung ags="12051000" plz-check></ewaffe-gruene-wbk-person-erteilung>.

  • Das Attribut muss auf der PRO-Umgebung ergänzt werden, auf der PRE-Umgebung ist dies optional.

  • Nachdem das Attribut ergänzt worden ist, gibt die technische Ansprechperson diese Information an die fachlichen zuständigen Ansprechpersonen weiter.

• Nachdem die Fachlichkeit die Information erhalten hat, müssen die Postleitzahlen in Ihrem Zuständigkeitsgebiet im OZG Service Management ergänzt werden.

  • Melden Sie sich im OZG Service Management an und gehen Sie zum Übersichtsbereich Ihrer Kommune (siehe Kapitel 4).

  • Führen Sie die Schritte durch, die in nachfolgender Tabelle beschrieben werden.

Das In der Tabelle beschriebene Vorgehen ist nur einmal für alle Antragsstrecken der eWaffe durchzuführen.

Beschreibung	Screenshot
Navigieren Sie zu den Einstellungen auf der Übersichtsseite. Diese befinden sich standardmäßig unter den Metriken. Mit einem Klick auf den Pfeil öffnen sich die verschiedenen Einstellungsbereiche. Dort können unterschiedliche Stammdaten gepflegt werden. Für die Antragsstrecken der eWaffe und dem PLZ-Check ist ausschließlich “Postleitzahlen” von Relevanz.
Um gültige Postleitzahlen für den PLZ-Check hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie mit einem Klick auf den Pfeil den entsprechenden Reiter. Hier werden alle Postleitzahlen angezeigt, die bisher hinterlegt sind. Wenn Sie bisher keine hinterlegt haben, werden Ihnen keine Postleitzahlen angezeigt. Klicken Sie auf den Button “Hinzufügen”. Füllen Sie die Pflichtfelder “Postleitzahl” und “Ort” aus. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf “Speichern” oder Verwerfen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf “Abbrechen”. Um die hinterlegten Postleitzahlen zu bearbeiten oder zu entfernen, klicken Sie auf den jeweiligen Button.

Sie können alle gültigen PLZ auch mit einem Klick auf “Hochladen” importieren. Am besten funktioniert dies mit einer CSV-Datei. Anbei finden Sie ein Beispiel des Formats, welches Sie für Ihre Zuständigkeitsbereiche anpassen können. Umlaute (ä, ö, ü sowie ß) müssen umgeschrieben werden (ae, oe, ue, ss)

Falls es in Ihrem Zuständigkeitsgebiet verschiedene Kommunen gibt, die aber die selbe Postleitzahl haben, ist es ausreichend, nur eine von diesen Kommunen zu hinterlegen. Der PLZ-Check prüft nur die eingegebene Postleitzahl, nicht jedoch den dahinterliegenden Kommunennamen.

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• Nachdem Sie die gültigen Postleitzahlen hinterlegt haben, müssen Sie weitere Textfelder im OZG Service Management anpassen.

  • Führen Sie die Schritte durch, die in nachfolgender Tabelle beschrieben werden.

Das In der Tabelle beschriebene Vorgehen ist für alle Antragsstrecken der eWaffe separat durchzuführen. Beachten Sie dabei die Möglichkeit, einen Textbaustein von einer auf andere Antragsstrecken übertragen zu können.

In der aktuellen Version der Antragsstrecken müssen die nachfolgenden Schritte nicht mehr zwingend durchgeführt werden. Überprüfen Sie die Texte zur Vorsicht aber dennoch!

Beschreibung	Screenshot
Sie finden im unteren Teil im Übersichtsbereich Ihrer Kommune eine Übersicht der Ihnen zur Verfügung stehenden Online-Dienste. Durch einen Klick auf die Ellipse (drei Punkte) eines Online-Dienstes öffnet sich ein Reiter. In diesem Reiter können Sie “Texte bearbeiten” auswählen und im Anschluss die Texte in dem Online-Dienst (hier: Grüne Waffenbesitzkarte) bearbeiten.
Um die zu verpflichtenden Textfelder des PLZ-Checks anzupassen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Geben Sie den Begriff “plz_check” in der Suchleiste ein und bestätigen Sie die Eingabe mit Enter. Wählen Sie “plz_check” aus. Klicken Sie anschließend auf “hint” Löschen Sie folgenden Textteil: “<br><strong>Postleitzahl zum Testen: 12121</strong>” und passen bei Bedarf den restlichen Text an. Bestätigen Sie das Löschen mit einem Klick auf Speichern. Zusätzlich sollten Sie die Texte unter “headline”, “label”, success” und “error” auch noch bearbeiten und nach Ihren Wünschen anpassen.

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Nachdem Sie diese Schritte erfolgreich durchgeführt haben, steht Ihnen der PLZ-Check in der Antragsstrecke zu Verfügung. 🥳

9b. Mehrsprachigkeit

Der Online-Dienst kann zu einem späteren Projektzeitpunkt mehrsprachig angeboten werden. Gemäß der Anleitung auf der Entwicklungsplattform “Digitale Verwaltung as a Service” kann dann das Attribut “language selection” genutzt werden.

 Attribut "language-selection" auf der Entwicklungsplattform

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