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Inhaltsverzeichnis

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3. Self-Service Ticket befüllen & Basisdaten eingeben

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3. Self-Service Ticket befüllen & Basisdaten eingeben

Sobald Sie die Nachnutzung angemeldet haben und die Voraussetzungen für Routing und Transport der Antragsdaten bis zum landesspezifischen OSCI-Intermediär geschaffen haben, können Sie die Einrichtung des Mandanten für Ihre Organisation mithilfe eines sog. “Self-Service-Tickets” beantragen. Im elektronischen Self-Service-Ticket sind alle Daten anzugeben, die seitens der AKDB für die technische Bereitstellung der Antragsstrecken benötigt werden. Mit dem Ausfüllen und Absenden des Self-Service-Tickets stellen wir Ihnen standardmäßig alle Antragsstrecken bereit, die aktuell zur Nachnutzung verfügbar sind (siehe Kapitel 1).

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Nachträgliche Bearbeitungen des Self-Service-Tickets nach der Übermittlung können in Absprache mit dem Rollout-Team getätigt werden.

Anhand der eingereichten Daten erfolgt die Einrichtung Ihres Mandanten und der Antragsstrecken mit Ihrem AGS durch die AKDB. Sie werden per E-Mail über die erfolgreiche Einrichtung informiert. Prüfen Sie in regelmäßigen Abständen auch Ihren Spam-Ordner.

Weiterhin erhalten die angegebenen fachlichen und technischen Ansprechpersoneneine E-Mail mit einem Einladungslink für die Mandantenkonfiguration für die “PRO-Umgebung” des OZG Service Managements (weiteres dazu siehe unten im Abschnitt 4c).

4. Zugang zum OZG Service Management erhalten und Antragsstrecken individualisieren

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4. Zugang zum OZG Service Management erhalten und Antragsstrecken individualisieren

Das OZG Service Management ist die Management-Oberfläche und das Bearbeitungstool für die Online- und EfA-Dienste der AKDB. Dort finden Sie einen Bereich für Ihre Kommune und können z.B. Textbausteine in den Antragsstrecken anpassen.

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Beschreibung

Screenshot

Um Texte von einem Online-Dienst in andere Online-Dienste übertragen zu können, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie in der Textbearbeitung des Online-Dienstes die erweiterten Einstellungen (blaues Icon) Es öffnet sich ein neues Fenster. Klicke Sie auf “Texte auf andere Dienste übertragen” und den Reiter auszuklappen Mit einem Klick in das Datenfeld “Sprache” öffnet sich ein Drop-Down-Menü und sie können auswählen, aus welcher Sprache Sie Texte übertragen möchten Falls Sie keine weiteren Sprachen hinzugefügt haben, erscheint hier standardmäßig nur Deutsch (Standard für die eWaffe) Mit einem Klick in das Datenfeld “Dienste” öffnet sich ein Drop-Down-Menü und Sie können auswählen, auf welche Online-Dienste Sie Texte übertragen möchten Hier werden Ihnen nur Ihre zur Verfügung stehenden Online-Dienste vorgeschlagen. Achten Sie darauf, dass nur vollständige technische Diensttitel in diesem Feld ausgewählt sind und keine händisch eingegebene Kürzel wie “ewaf“ eingetragen sind. Mit einem Klick in das Datenfeld “Keys” können Sie auswählen, welchen Textbaustein (=Keys) Sie von dem Online-Dienst auf andere Online-Dienste übertragen möchten. Die Vorauswahl im Datenfeld ist immer auf den Textbaustein bezogen, über den Sie die erweiterten Einstellungen (blaues Icon) geöffnet haben. Dieser Wert muss nicht angepasst oder ergänzt werdenBitte übertragen Sie immer nur einen Key pro Kopiervorgang, da es sonst zu Fehlern in der Übertragung kommen kann. Sobald Sie alle Sprachen, Dienste und Keys den Key ausgewählt haben, können Sie die Übertragung der Textbausteine über den Button “Validieren“ überprüfen. Finden sich alle zu übertragenden Variablen die zu übertragende Variable (Key) in den namentlich korrekt genannten weiteren Antragsstrecken wieder, erscheint nach der Validierung das Feld “Übertragen“ in Grün hinterlegt. Mit einem Klick auf den Button “Übertragen” werden die Variablen überführt. Der Vorgang ist nun abgeschlossen. Note Dieses Vorgehen muss für die anderen Textbausteine unter “variables” wiederholt werden! Da sich insgesamt acht Textbausteine unter “variables” befinden, müssen Sie dieses Vorgehen 8x wiederholen. Alternativ können Sie natürlich manuell die Texte jederzeit übertragen. Note Die Übertragung funktioniert immer nur von der PRE-Umgebung auf die PRE-Umgebung und von der PRO-Umgebung auf die PRO-Umgebung. Sie können keine Texte von der PRE-Umgebung auf die PRO-Umgebung oder andersherum übertragen!

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In dem folgenden ausklappbaren Codeauszug finden Sie ein Beispiel für die Einbindung der Antragsstrecke “Erteilung grüne WBK als einzelne Person mit der dem technischen Titel “ewaffe-gruene-wbk-person-erteilung” für die PRO-Umgebung (s.o. Tabelle im 1. Kapitel) .Die hervorgehobenen Teile des Codes sind dienst (Dienstname)- und mandantenspezifisch (AGS) auf deren gewünschte Umgebung (bevorzugt auf PRO) anzupassen. Zusätzlich steht Ihnen die Verwendung des Potleitzahlen-Checks zur Überprüfung der örtlichen Zuständigkeit Ihrer Behörde optional zur Verfügung.

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In dem folgenden ausklappbaren Codeauszug finden Sie ein Beispiel für die minimale Einbindung der “Bündelungskomponente eWaffe” mit der dem technischen Diensttitel “ewaffe-buendelungskomponente” für die PRO-Umgebung.Die hervorgehobenen Teile des Codes sind verpflichtend mandantenspezifisch (AGS) auf den gewünschte Umgebung (bevorzugt auf PRO) anzupassen.

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In dem folgenden ausklappbaren Codeauszug finden Sie ein Beispiel für die erweiterte Einbindung der “Bündelungskomponente eWaffe” mit der dem technischen Diensttitel “ewaffe-buendelungskomponente” für die PRO-Umgebung.Die hervorgehobenen Teile des Codes sind optional konfigurierbar- und verpflichtend mandantenspezifisch (AGS) auf den gewünschte Umgebung (bevorzugt auf PRO) anzupassen.

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Bitte beachten Sie, dass ggf. technisch oder fachlich bedingte Änderungen an den Antragsstrecken durch die AKDB vorgenommen werden. Durch die zentrale Bereitstellung der Antragsstrecken sind Änderungen direkt für Sie wirksam. Hier können Sie die aktuellen Änderungshinweise einsehen: https://digitale-verwaltung-as-a-service.de/dienste-demos/ .

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6.

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Ihre antragsbearbeitenden Stellen müssen nachweisen können, dass der Einsatz des Online-Dienstes bei Ihnen datenschutzkonform ist. Das sollte spätestens nach der erfolgreichen Testung und Prüfung erfolgen. Ggf. existiert hierzu ein Prozess oder ein Freigabeverfahren bei Ihnen, bei dem Sie die Zuständigen für den Datenschutz und andere Akteure einbinden können oder müssen. In der Regel werden folgende Dokumente benötigt:

• Datenschutzkonzept inkl. Anlagen können Sie als Abstimmungsgrundlage nutzen und zur eigenen Dokumentation nehmen.

• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gem. Art. 30 DSGVO erstellen → hierfür können die Informationen aus dem Datenschutzkonzept verwendet werden.

• Informationsblatt zur Datenverarbeitung gem. Art 14 + 15 DSGVO erstellen bzw. anpassen → hierfür kann die Vorlage Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) oder das Muster in unserem Downloadbereich genutzt werden.

Zur Abgrenzung der datenschutzrechtlichen Verantwortungsbereiche:

Im Rahmen des Meilensteins 2 (Referenzimplementierung) wurde von der AKDB ein Datenschutzkonzept erstellt, das den Ist-Zustand der Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Grundsätze nach Art. 5 DSGVO und der daraus folgenden Anforderungen beim Online-Dienst “Waffenrechtliche Erlaubnisse” dokumentiert. Das Datenschutzkonzept unterstützt die Verantwortlichen bei der Erfüllung ihrer Rechenschaftspflicht gem. Art. 5 Abs. 2 DSGVO.

Das Datenschutzkonzept betrachtet die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Online-Dienst “Waffenrechtliche Erlaubnisse”. Der Online-Dienst umfasst den Aufruf des Online-Dienstes auf der Website bis zum Eingang des Anliegens bei der zuständigen antragsbearbeitenden Stellen. Die Prüfung und Dokumentation der anschließenden Verarbeitung obliegt den antragsbearbeitenden Behörden / Stellen.

Das Datenschutzkonzept wird allen Behörden, die den Online-Dienst nutzen, und den weiteren Beteiligten wie den IT-Dienstleistern zur Verfügung gestellt. Das Datenschutzkonzept wird auch hinsichtlich der getroffenen datenschutzrechtlichen Bewertungen und technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) fortgeschrieben.

Das Datenschutzkonzept behandelt detailliert folgende Themen: Zweck der Verarbeitung, Erforderlichkeit der verarbeiteten personenbezogenen Daten, Verarbeitungsschritte und verarbeitete Daten, Rollen- und Berechtigungskonzept, Löschkonzept, Änderungen am Online-Dienst, Gewährleistung der Betroffenenrechte, Schutzbedarf, Schwellwertanalyse und Risiko, Verweis auf technische und organisatorische Maßnahmen (TOM).

Die datenschutzrechtliche Verantwortung ist wie folgt abgegrenzt:

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Verantwortung (Mittel und Zwecke der Verarbeitung)

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Verantwortlicher gem. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für den Online-Dienst ist die jeweils zuständige antragsbearbeitende Behörde / Stelle.

Sie ist für den Vollzug und die dazu erforderliche Erhebung personen-bezogener Daten zuständig. Sie bietet den Online-Dienst auf ihrer Website an. Sie bestimmt insofern über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung.

Der Online-Dienst bildet die Anforderungen für eine Antragsstellung im Sinne des OZG ab. Es erfolgt keine über diesen Zweck hinausgehende Datenverarbeitung durch andere Beteiligte am Online-Dienst.

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Auftragsverarbeiter

Landes- oder kommunaler IT-Dienstleister:

Der Landes- oder kommunalen IT-Dienstleister sind Auftragsverarbeiter der verantwortlichen antragsbearbeitenden Behörden / Stelle im jeweiligen Bundesland. Sie sind verantwortlich für die IT im Bereich des Landes bzw. der Waffenbehörden.

AKDB / H&D:

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Datenschutz

Mit Inkrafttreten des Gesetzes zur Änderung des Onlinezugangsgesetzes - OZGÄndG („OZG 2.0“) wurde eine zentrale, datenschutzrechtliche Verantwortung der den Onlinedienst betreibenden Behörde normiert (§ 8a Abs. 4 OZG n.F.).

Aufgrund dieser gesetzlichen Änderung ist eine Unterzeichnung einer datenschutzrechtlichen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung durch die jeweils einzelnen (kommunalen) Behörden nicht mehr notwendig. Das Bayerische Staatsministerium für Digitales (StMD) übernimmt als betreibende Behörde ab sofort für den EfA-Online-Dienst „eWaffe“ die zentrale datenschutzrechtliche Verantwortung.

Zur Nachvollziehbarkeit von Datenflüssen und Funktionalitäten des Online-Dienst, steht das Datenschutzkonzept inkl. Anlagen im Downloadbereich der Nachnutzungsplattform zur Verfügung. Das gesamte Datenschutzkonzept inkl. Anlagen stellen wir gerne auf Nachfrage zur Verfügung.

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7. Antragsstrecken und Nachrichtenzustellung testen

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Sofern in Ihrer Behörde bereits ein Adminzugang Admin-Zugang besteht, informieren wir Sie in unser abschließenden E-Mail an wen Sie sich konkret hausintern wenden können. Diese Person kann für Sie einen Zugang im Kundenportal der AKDB anlegen.

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Grundsätzlich bestehen Links aus einer führenden URL - z.B. der Webseiten-URL Ihrer Behörde. Dies kann je nach Konfiguration aus “www.“ “https://“ oder einer Kombination dessen bestehen. Sind auf dieser URL weitere Unterseiten vorhanden, sind diese gewöhnlich durch ein “/“ von der URL und untereinander getrennt.

Durch ein “#“ markiert wird ein Online-Dienst - in Beispiel unten die Bündelungskomponente eWaffe - auf der Unterseite der URL referenziert.

https://digitale-verwaltung-as-a-service.de/dienste-demos/ewaffe-buendelungskomponente.html#/

Erstellung der Deeplinks für Ihre Einbindung

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title Anleitung zur Konfiguration des PLZ-Checks
Nachdem Sie Ihre einzelnen Antragsstrecken erfolgreich technisch eingebunden und die Textvariablen (variables) im OZG Service Management angepasst haben, können Sie den sogenannten “PLZ-Check” Ihren Antragsstrecken hinzufügen. Mithilfe des PLZ-Check wird eine Zuständigkeitsüberprüfung vorgenommen. Das bedeutet, dass Ihre Bürger*innen die Postleitzahl ihres aktuellen Hauptwohnsitzes eingeben müssen. Es wird dann ermittelt, ob Ihre Waffenbehörde für die Bearbeitung des Anliegens zuständig ist. Falls dies der Fall ist, können die Bürger*innen die Antragsstrecke starten. Falls dies nicht der Fall ist, wird der Start der Antragsstrecke nicht möglich sein. Unter https://digitale-verwaltung-as-a-service.de/dienste-demos/ewaffe-gruene-wbk-person-erteilung.html#/ ist dies am Beispiel der Grünen WBK einzusehen. Tip Mit aktivierten PLZ-Check sollen Sie keine Anträge mehr erhalten, für die Ihre Waffenbehörde nicht zuständig ist. Tip Die Antragsstrecke muss nach dem Hinzufügen des PLZ-Checks nicht erneut technisch eingebunden werden. Info Der PLZ-Check erscheint auf der Startseite einer Antragsstrecke. Info Der PLZ-Check ist für folgende Antragsstrecken standardmäßig nicht verfügbar: Erteilung einer Erlaubnis zum Verbringen von Schusswaffen oder Munition Verlängerung einer Erlaubnis zur Mitnahme von Schusswaffen oder Munition Erlaubnis zur Mitnahme von Schusswaffen oder Munition Aus fachlicher Sicht ist der PLZ-Check für die genannten Antragsstrecken nicht relevant, weil es sich hierbei um Anträge auf Mitnahmen/Verbringungen” handelt, die ortsunabhängig gestellt werden können. Daher wurde die Funktion für diese Antragsstrecken per default deaktiviert. Bitte beachten Sie folgende Voraussetzungen, um den PLZ-Check einer Antragsstrecke hinzufügen zu können: Die Textvariablen (variables) im OZG Service Management müssen angepasst sein (siehe Kapitel 4). Die Antragsstrecke, für den der PLZ-Check hinzugefügt werden soll, muss technisch eingebunden sein (siehe Kapitel 5). Um den PLZ-Check zu konfigurieren, gehen Sie bitte wie folgt vor: Note Das im Folgenden beschriebene Vorgehen ist für alle Antragsrecken der eWaffe separat durchzuführen. Die technische Ansprechperson zu den Antragsstrecken der eWaffe in Ihrer Behörde ergänzt das Attribut “plz-check” in den HTML-Codeschnipsel in der Antragsstrecke. Der Rest des HTML-Codeschnipsels der Antragsstrecke bleibt unverändert. Beispiel: <ewaffe-gruene-wbk-person-erteilung ags="12051000" plz-check></ewaffe-gruene-wbk-person-erteilung>. Das Attribut muss auf der PRO-Umgebung ergänzt werden, auf der PRE-Umgebung ist dies optional. Nachdem das Attribut ergänzt worden ist, gibt die technische Ansprechperson diese Information an die fachlichen zuständigen Ansprechpersonen weiter. Nachdem die Fachlichkeit die Information erhalten hat, müssen die Postleitzahlen in Ihrem Zuständigkeitsgebiet im OZG Service Management ergänzt werden. Melden Sie sich im OZG Service Management an und gehen Sie zum Übersichtsbereich Ihrer Kommune (siehe Kapitel 4). Führen Sie die Schritte durch, die in nachfolgender Tabelle beschrieben werden. Info Das In der Tabelle beschriebene Vorgehen ist nur einmal für alle Antragsstrecken der eWaffe durchzuführen. Beschreibung Screenshot Navigieren Sie zu den Einstellungen auf der Übersichtsseite. Diese befinden sich standardmäßig unter den Metriken. Mit einem Klick auf den Pfeil öffnen sich die verschiedenen Einstellungsbereiche. Dort können unterschiedliche Stammdatengepflegt werden. Für die Antragsstrecken der eWaffe und dem PLZ-Check ist ausschließlich “Postleitzahlen” von Relevanz. Um gültige Postleitzahlen für den PLZ-Check hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie mit einem Klick auf den Pfeil den entsprechenden Reiter. Hier werden alle Postleitzahlen angezeigt, die bisher hinterlegt sind. Wenn Sie bisher keine hinterlegt haben, werden Ihnen keine Postleitzahlen angezeigt. Klicken Sie auf den Button “Hinzufügen”. Füllen Sie die Pflichtfelder “Postleitzahl” und “Ort” aus. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf “Speichern” oder Verwerfen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf “Abbrechen”. Um die hinterlegten Postleitzahlen zu bearbeiten oder zu entfernen, klicken Sie auf den jeweiligen Button. Panel panelIconId atlassian-light_bulb_on panelIcon :light_bulb_on: panelIconText :light_bulb_on: bgColor #ABF5D1 Sie können alle gültigen PLZ auch mit einem Klick auf “Hochladen” importieren. Am besten funktioniert dies mit einer CSV-Datei. Anbei finden Sie ein Beispiel des Formats, welches Sie für Ihre Zuständigkeitsbereiche anpassen können. Umlaute (ä, ö, ü sowie ß) müssen umgeschrieben werden (ae, oe, ue, ss) View file name postal_codes.csv Info Falls es in Ihrem Zuständigkeitsgebiet verschiedene Kommunen gibt, die aber die selbe Postleitzahl haben, ist es ausreichend, nur eine von diesen Kommunen zu hinterlegen. Der PLZ-Check prüft nur die eingegebene Postleitzahl, nicht jedoch den dahinterliegenden Kommunennamen. Nachdem Sie die gültigen Postleitzahlen hinterlegt haben, müssen Sie weitere Textfelder im OZG Service Management anpassen. Führen Sie die Schritte durch, die in nachfolgender Tabelle beschrieben werden. Note Das In der Tabelle beschriebene Vorgehen ist für alle Antragsstrecken der eWaffe separat durchzuführen. Beachten Sie dabei die Möglichkeit, einen Textbaustein von einer auf andere Antragsstrecken übertragen zu können. Tip In der aktuellen Version der Antragsstrecken müssen die nachfolgenden Schritte nicht mehr zwingend durchgeführt werden. Überprüfen Sie die Texte zur Vorsicht aber dennoch! Beschreibung Screenshot Sie finden im unteren Teil im Übersichtsbereich Ihrer Kommune eine Übersicht der Ihnen zur Verfügung stehenden Online-Dienste. Durch einen Klick auf die Ellipse (drei Punkte) eines Online-Dienstes öffnet sich ein Reiter. In diesem Reiter können Sie “Texte bearbeiten” auswählen und im Anschluss die Texte in dem Online-Dienst (hier: Grüne Waffenbesitzkarte) bearbeiten. Um die zu verpflichtenden Textfelder des PLZ-Checks anzupassen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Geben Sie den Begriff “plz_check” in der Suchleiste ein und bestätigen Sie die Eingabe mit Enter. Wählen Sie “plz_check” aus. Klicken Sie anschließend auf “hint” Löschen Sie folgenden Textteil: “<br><strong>Postleitzahl zum Testen: 12121</strong>” und passen bei Bedarf den restlichen Text an. Bestätigen Sie das Löschen mit einem Klick auf Speichern. Zusätzlich sollten Sie die Texte unter “headline”, “label”, success” und “error” auch noch bearbeiten und nach Ihren Wünschen anpassen. Tip Nachdem Sie diese Schritte erfolgreich durchgeführt haben, steht Ihnen der PLZ-Check in der Antragsstrecke zu Verfügung. 🥳

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