Inhaltsverzeichnis Leitfaden
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Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie für alle vorgenommenen textlichen Änderungen selbst verantwortlich sind. Sollten die vorgenommene Änderungen hinfällig oder nicht mehr aktuell sein, sind sie auch dafür verantwortlich dies wieder anzupassen. Wir empfehlen Ihnen, sich eine Übersicht anzulegen, aus der ersichtlich wird, welche Änderungen Sie vorgenommen haben und diese zu dokumentieren. Dies dient auch dazu, die Standardtexte zur Verügung zu haben, sollten diese wieder benötigt werden. Beachten Sie außerdem, dass dieser Leitfaden vom Aufenthaltsitel adaptiert wurde und es in wenigen Fällen dazu kommen kann, dass in diesem Leitfaden noch davon die Rede ist - dies bitten wir zu ignorieren. Das technische Vorgehen ist in jeden jedem Fall einheitlich. |
1. Antragsstrecken im OZG Service Management Tool individualisieren
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1.1 Zugangsdaten & Anmeldung für OZG Service Management Tool
- Prüfung, ob die angegebenen fachlichen und technischen Ansprechpartner/innen zwei Einladungs-E-Mails für das OZG Service Management Tool erhalten haben.
- Anmeldung beim OZG Service Management Tool.
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Die angegebenen fachlichen und technischen Ansprechpartner/innen erhalten nach der Einrichtung des Mandanten zwei E-Mails mit jeweils einem Einladungslink für die PRE- und für die PRO-Umgebung des OZG Service Management Tool. Hierbei handelt es sich um die fachlichen und technischen Ansprechpartner/innen, die zuvor im Self-Service-Ticket angegeben wurden. |
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Hinweis: Die Einladungslinks laufen nach 72 Stunden ab. Aus Gründen der Revisionssicherheit können die Einladungslink für das OZG Service Management Tool nicht an Funktionspostfächer gesendet werden. Dieser Umstand schließt nicht aus, dass für die allgemeine Kommunikation Funktionspostfächer im Sinne einer technischen oder fachlichen Ansprechperson verwendet werden können. Für die erfolgreiche Einrichtung des Online-Dienstes muss jedoch mindestens eine technische oder fachliche Ansprechperson angegeben werden. Hierfür sind die Angaben Vorname, Nachname sowie eine personalisierte E-Mail-Adresse notwendig. Bitte beachten Sie bei der Anmeldung, dass bei der Eingabe “Benutzername bzw. E-Mail-Adresse” lediglich Kleinbuchstaben verwendet werden können. Es bestehen keine spezifischen Passwortkriterien. Um eine Fehlermeldung bei der Aktivierung zu vermeiden, sollte der Einladungslink nicht über den Internet Explorer, sondern über einen der folgenden Webbrowser geöffnet werden: Google Chrome, Firefox, Safari, Microsoft Edge, Opera. ⚠️ Falls Sie keine Zugangsdaten erhalten haben, der Einladungslink abgelaufen ist oder weitere Personen Zugriff erhalten sollen, senden Sie bitte eine E-Mail an rollout-dv@akdb.de oder reichen ein online Ticket mit Ihrem Anliegen ein. |
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Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die zu individualisierenden Texte im OZG Service Management Tool auf der produktiven Umgebung (PRO) verpflichtend anzupassen sind. Auf der Test-Umgebung (PRE) können diese Anpassungen optional vorgenommen werden. Anpassungen, die auf der Test-Umgebung (PRE) bzw. auf der produktiven Umgebung von Ihnen vorgenommen wurden, können nicht automatisch auf die jeweils andere Umgebung übernommen werden, da die beiden Umgebungen (PRE, PRO) eigenständig sind. Für eine zeitsparende Einbindung der Antragsstrecken empfehlen wir lediglich die Einbindung auf der produktiven Umgebung (PRO) vorzunehmen. |
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1.4. Individualisierung der Texte
- Zwingend zu individualisierende Texte auf der PRO-Umgebung unter “variables” anpassen.
- Attribute “plz_check_hint” und “plz_check_success” anpassen, wenn der PLZ-Check aktiviert wurde.
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Anleitung: Sämtliche Texte im Online-Dienst können über das OZG Service Management Tool individualisiert werden. Durch Auswählen der Ellipse (“drei Punkte“) bei der entsprechenden Antragsstrecke öffnet sich ein Reiter, unter dem Sie “Texte bearbeiten“ auswählen können. |
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Hinweis: Einige Textstellen müssen zwingend auf der PRO-Umgebung (Produktivsystem) angepasst werden. Diese sind in der Gruppe „variables“ als Platzhalter für Sie gebündelt. |
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Hinweis: Sollte der PLZ-Check aktiviert sein, sind auch zwingend in der Gruppe “html” die Attribute
zu individualisieren. Bei der Individualisierung des Attributes „plz_check_success“ muss der Platzhalter „XY“ durch den Namen der antragsbearbeitenden Behörde ersetzt werden. Dieser Text wird den Antragsstellenden angezeigt, wenn die eingegebene Postleitzahl in den Zuständigkeitsbereich der jeweiligen Behörde fällt. Eine ausführliche Erklärung zur Aktivierung des PLZ-Checks können Sie einige Schritt vorher aus 4.3 Einbindung PLZ-Check zur Zuständigkeitsprüfung entnehmen. |
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Jedem Textbereich der Antragsseiten ist im OZG Service Management Tool eine eindeutige Variable (ein Schlüssel) zugeordnet. Die folgende Abbildungen zeigen die Textbereiche in den Antragsstrecken mit den dazugehörigen Variablen im, die im OZG Service Management zwingend anzupassen sind: |
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Hinweis: Den nachfolgenden Erläuterungen können Sie weitere Informationen zu der Textbearbeitung im OZG Service Management Tool entnehmen:
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Anleitung: Aus der linken Navigationsleiste kann das gewünschte Objekt ausgewählt und der Text im Eingabefeld rechts angepasst werden. Die Eingaben werden erst durch Klicken auf „Speichern“ hinterlegt. Wird die Eingabe nicht durch „Speichern“ bestätigt, gehen die Änderungen verloren. Wenn Sie ein Objekt bearbeitet und gespeichert haben, wird es in der Navigationsleiste mit blauer Schrift markiert. Hinweis: Falls die Änderungen ggf. trotz Speicherung nicht sichtbar sind, empfehlen wir Ihnen als ersten Schritt den Cache und die Cookies des verwendeten Browsers zu löschen. Für eine schnelle Prüfung empfehlen wir Ihnen Ihre Web Component Einbindung in einem neuen Browser (z.B. Firefox, Google Chrome, Edge) zu öffnen und Ihre vorgenommenen und gespeicherten Textanpassungen erneut zu prüfen. |
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1.5. Informationsblatt zur Datenverarbeitung verlinken
- Informationsblatt zur Datenverarbeitung individualisieren und zu Beginn der entsprechenden Antragsstrecke im Online-Dienst verlinken.
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Das Informationsblatt zur Datenverarbeitung dient dazu, die Informationspflichten gemäß Art. 13 DSGVO zu erfüllen. Die Vorlage des Informationsblatts und weitere Informationen finden Sie in dem Kapitel “7. Datenschutzpflichten erfüllen”. |
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Hinweis: Weiterführende Informationen finden Sie unter: Leitfaden zur Integration von Online-Diensten aus Brandenburg - Jira Service Management (atlassian.net) |
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- Prüfung zur Erfüllung der Datenschutzpflichten.
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Hinweis: Ihre Behörde muss nachweisen können, dass der Einsatz der Online-Dienste bei Ihnen datenschutzkonform ist. Das sollte spätestens nach der erfolgreichen Testung und Prüfung erfolgen. Ggf. existiert zu der Erfüllung der Datenschutzpflichten ein Prozess oder ein Freigabeverfahren in Ihrer Behörde, bei dem Sie die Zuständigen für den Datenschutz und andere Akteure eingebunden werden müssen. |
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In der Regel werden folgende Dokumente benötigt:
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Dokument | Beschreibung | Download | Version |
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Dokument | Beschreibung | Download | Version | ||||||||||||||||||||||||||||||||
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Datenschutzkonzept für die Online-Dienste
| Dieses Dokument enthält den Ist-Zustand der Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Grundsätze nach Artikel 5 DSGVOund der daraus folgenden Anforderungen für die Online-Dienste „Aufenthaltstitel“ und „Aufenthaltskarten und aufenthaltsrelevante Bescheinigungen“. Das Datenschutzkonzept (i. V. m. Anlagen) dient für die datenschutzrechtliche Beurteilung der Dienste. Folgende Anlagen gehören zum Datenschutzkonzept: |
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Anlage 1 zum Datenschutzkonzept – Datenkategorien
| Dieses Dokument enthält die Verarbeitungsschritte und verarbeiteten Daten bei den Online-Diensten. |
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Anlage 2 zum Datenschutzkonzept – Rahmenkonzept
| Das Dokument enthält die Beschreibung und Darstellung der Zuständigkeiten der verschiedenen datenverarbeitenden Stellen. Schwerpunkte sind hierbei die allgemeinen sicherheitstechnischen und datenschutzrechtlichen Anforderungen, welche sich aus der Architektur und den Vertragsverhältnissen der Beteiligten ableiten. Des Weiteren werden die Rollen und Prozesse zum Support im laufenden Betrieb definiert. Sicherheitsrelevante Detailinformationen sind nicht Gegenstand dieses Dokuments. |
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Anlage 3 zum Datenschutzkonzept – Schutzbedarfsfeststellung
| Die Dokumente beinhalten eine Schutzbedarfsfeststellung, auf deren Grundlage die notwendigen technischen Anforderungen zur Einhaltung der Schutzbedarfe erarbeitet und umgesetzt werden. In Form einer ergänzenden Sicherheitsanalyse und folgenden Risikoanalyse werden weitere Maßnahmen festgelegt, die umzusetzen sind. |
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Anlage 4 zum Datenschutzkonzept – Schwellwertanalyse
| Dieses Dokument enthält die Prüfung, ob die Verarbeitung personenbezogener Daten bei den Online-Diensten ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat und der Verantwortliche somit eine Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß Artikel 35 DSGVO durchzuführen hat. |
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Anlage 5 zum Datenschutzkonzept – Technische und Organisatorische Maßnahmen
Technische und Organisatorische Maßnahmen für im AKDB-Rechenzentrum betriebene Verfahren | Diese Dokumente enthalten die technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Artikel 24, 25 und 32 DSGVO für die Online-Dienste „Aufenthaltstitel“ und „Aufenthaltskarten und aufenthaltsrelevante Bescheinigungen”. |
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Anlage 6 zum Datenschutzkonzept – Rollen- und Berechtigungskonzept
| Dieses Dokument definiert und beschreibt die Rollen und Berechtigungen im Lebenszyklus der Online-Dienste. Dokumentiert werden sowohl organisatorische Funktionen, Abläufe und Zuständigkeiten (Rollen und Prozesse) als auch die damit verbundenen technischen Zugriffsberechtigungen. |
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Anlage 7 zum Datenschutzkonzept – DSFA-Bericht (Datenschutz-Folgenabschätzung)
Risikobewertung Abhilfemaßnahmen
| Der DSFA-Bericht dokumentiert die Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) gemäß Artikel 35 DSGVO für die Online-Dienste „Aufenthaltstitel“ und „Aufenthaltskarten und aufenthaltsrelevante Bescheinigungen“. Das Dokument ist Teil des Datenschutzkonzepts für die Online-Dienste und ist kein alleinstehender DSFA-Bericht, sondern verweist – wo möglich – auf die entsprechenden Informationen im Datenschutzkonzept. |
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Anlage 8 zum Datenschutzkonzept – Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
| Als datenschutzrechtlich Verantwortlicher müssen Sie gemäß Artikel 30 DSGVO ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten anlegen. Hierfür existiert in Ihrer Behörde in der Regel eine Muster-Vorlage. Mit der hier beigefügten generischen Vorlage können Sie die Muster-Vorlage Ihrer Behörde befüllen. Alternativ können Sie die generische Vorlage unmittelbar mit den Daten Ihrer Behörde ausfüllen. Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist zur Hinterlegung in Ihrer Behörde vorgesehen und muss nicht an uns zurückgesendet werden. |
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Informationsblatt zur Datenverarbeitung (Vorlage) | Dieses Dokument dient dazu, die Informationspflichten gemäß Artikel 13 DSGVO zu erfüllen und wird in den Online-Diensten zu Beginn der Antragsstrecken verlinkt. Um die Verlinkung herzustellen, müssen Sie dieses Dokument zunächst an die Daten Ihrer Behörde anpassen, auf Ihre Website hochladen und anschließend über das OZG Service Management verlinken. Dieses Dokument müssen Sie nicht an uns zurücksenden. |
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Informationsblatt zur Datenverarbeitung (Vorlage) - weitere Sprachen | Übersetzungen Informationsblatt zur Datenverarbeitung (Vorlage): Englisch, Russisch, Serbisch, Türkisch | Englisch
Russisch
Serbisch
Türkisch
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