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Technische Fragen

Muss der Online-Dienst in die Website eingebettet werden? Gibt es den Online-Dienst auch als “Standalone”-Variante?

Der Online-Dienst muss immer in eine Website eingebettet werden. Die Website muss aber nicht zwingend die Homepage der antragsbearbeitenden Stelle sein, sondern kann auch unter einer eigenen Domain als alleinstehende Website veröffentlicht werden.

Der Online-Dienst verwendet Inline-Styles. Gibt es Möglichkeiten, die Stylesheets in eine separate Datei auszulagern?

Es wurde sich bewusst dafür entschieden, die styles in ein "<style>" tag zu erfassen, damit content flickering vermieden wird.

In Ausnahmefällen wäre es möglich, dass zwei verschiedene javascript-Dateien generiert werden. Hierbei kann es bei schlechter Internetverbindung jedoch zu content flickering kommen, da das html zunächst ohne stylesheets und im zweiten Schritt, sobald das stylesheet geladen ist, erneut mit stylesheet gerendert wird.

Kann der Online-Dienst auch direkt in ein Landesportal eingebettet werden?

Grundsätzlich ist eine direkte Einbettung in Landesportale möglich. Die Landesportale stellen zunächst jedoch (nur) sicher, dass EfA-Leistungen für Nutzer:innen auffindbar sind und angesteuert werden können.

Welche technischen Voraussetzungen müssen für die Einbindung geschaffen werden?

Unter dem folgenden Link https://www.digitale-verwaltung-as-a-service.de/get-started-now/ können die Informationen für die technische Einbindung von Antragsstrecken aufgerufen werden. Darüber hinaus ist die Integration des Dienstes schrittweise unter Leitfaden für die Integration des Online-Dienstes "Fahrtenschreiber" beschrieben.

Wichtig ist, dass für die Zustellung der Antragsdaten in das Fachverfahren ein DVDV-Eintrag für den zugrundeliegenden Dienst vorliegen muss. Die Beantragung der Eintragung muss bei der DVDV-pflegenden Stelle des Landes erfolgen. Diese muss die Eintragung des  Dienstes „XFahrtenschreiber” für die antragsbearbeitende Stelle veranlassen. Der Dienst muss mit dem bereits hinterlegten „XFahrtenschreiber“-Zertifikat angelegt werden.

Woran liegt es, dass Textstellen, die im OZG Service Management angepasst wurden, in der Antragsstrecke nicht angezeigt werden?

Dieses Problem kann mehrere Ursachen haben. Folgendes ist hier zu berücksichtigen:

Textanpassung können für PRE- und PRO-Umgebungen erfolgen. Grundsätzlich gibt es für Ihre Dienste eine Test-Umgebung (PRE) und eine produktive Umgebung (PRO). Für beide Umgebungen gibt es eigenständige Oberflächen im OZG Service Management. Die beiden Umgebungen sind voneinander unabhängig, d. h. eine Textanpassung auf PRE wird nicht automatisch auf PRO angewendet. Hier ist sicherzustellen, dass die Texte auf der jeweils relevanten Umgebung gepflegt worden sind.

Bei der Anpassung von Textstellen ist darauf zu achten, dass die Eingaben erst durch Klicken auf „Speichern“ gespeichert werden. Wird die Eingabe nicht durch „Speichern“ bestätigt, gehen die Änderungen verloren. Falls die Änderungen ggf. trotz Speicherung nicht sofort sichtbar sind, ist der Cache des verwendeten Browsers zu löschen. Wenn Sie ein Objekt bearbeitet und gespeichert haben, wird es in der Navigationsleiste mit blauer Schrift markiert. Sofern Sie Anpassungen von Textstellen rückgängig machen möchten, wählen Sie  rechts neben dem Eingabefeld im Menü die Ellipse („drei Punkte“), um das Feld auf den Default-Wert zurückzusetzen. Auch das Zurücksetzen muss gespeichert werden.

Wie funktioniert die Erfassung gültiger Postleitzahlen für den Postleitzahlen-Check?

Wenn der PLZ-Check aktiviert ist (siehe die beispielhafte Darstellung anhand des Aufenthaltstitels https://digitale-verwaltung-as-a-service.de/get-started-now/#attribute) können im OZG Service Management gültige Eingaben für Postleitzahlen hinterlegt werden. Die Benutzer:innen sollten dafür die entsprechenden Rechte haben. Wichtig ist zu beachten, dass die dort konfigurierten Postleitzahlen nicht auf der Demo unter https://digitale-verwaltung-as-a-service.de/, sondern nur auf der Webseite der jeweiligen Gebietskörperschaft, wo der Dienst mit dem entsprechenden AGS eingebunden ist, verwendet werden.

Woran liegt es, dass der Zugang zum OZG Service Management (über den Einladungslink) nicht funktioniert?

Einladungslinks, die per E-Mail zugestellt werden sind aus Sicherheitsgründen nur 3 Tage gültig. Darüber hinaus verursacht das Öffnen der Links über den Internet Explorer häufig Probleme, weshalb hier ein anderer Browser zu verwenden ist. Es ist darauf zu achten, dass der verwendet Browser auf dem neuesten Versionsstand ist, da veraltete Versionen nicht unterstützt werden können.

Kann der Einladungslink für den Zugang zum OZG Service Management an ein Funktionspostfach zugestellt werden?

Eine Zustellung des Einladungslinks an ein Funktionspostfach ist aus Gründen der Revisionssicherheit nicht möglich und muss daher an eine personalisierte E-Mail-Adresse erfolgen.

Was passiert mit der Nachricht, wenn die Antragsdaten, bspw. wegen eines Übermittlungsfehlers, nicht zugestellt werden können?

Sofern ein Antrag im Online-Dienst erfolgreich abgesendet wird, von den empfangenden Stellen aber nicht entgegen genommen wird, wird je nach betroffener Kommunikationskomponente sichergestellt, dass der Antrag gepuffert wird oder die verantwortlichen Stellen manuell informiert werden. Ist die Übergabe des Antrags an OK.Komm bereits fehlerhaft, wird über ein mehrstündiges Zeitfenster mehrfach versucht, den Antrag zu übergeben. Schlägt dies final fehl, werden die Nutzer:innen, die antragsbearbeitende Stelle und das Projekt-Team informiert.

Datenschutzrechtliche Fragen

Gibt es eine Vorlage für einen Eintrag ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gem. Art. 30 Abs. 1 DSGVO bzw. ersetzt das Datenschutzkonzept den entsprechenden Eintrag?

Das Datenschutzkonzept ersetzt nicht den Eintrag ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gem. Art. 30 Abs. 1 DSGVO, enthält jedoch alle erforderlichen Informationen zur Erstellung eines solchen Eintrags. Um die Verantwortlichen zu unterstützen, enthalten kommende Versionen des Datenschutzkonzepts eine entsprechende Vorlage.

Ist neben der Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) nach Art. 35 DSGVO (Projekt-DSFA) noch eine eigene DSFA durch die Verantwortlichen zu erstellen?

Grundsätzlich liegt diese Entscheidung bei Ihnen als datenschutzrechtlich Verantwortliche. Jedoch erstellen wir die Projekt-DSFA derart, dass nur noch die – ohnehin unabhängig vom Online-Dienst – datenschutzrechtlich zu bewertende Verarbeitung im Fachverfahren offen bleibt. Insofern Sie diese bereits betrachtet und – falls erforderlich – ggf. eine DSFA erstellt haben, sollte die ergänzende Erstellung einer eigenen DSFA zum Online-Dienst entbehrlich sein.

Welche Informationen für die Betroffenen nach Art. 13 DSGVO müssen wir noch selbst bereitstellen?

Die Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 13 DSGVO durch den Online-Dienst (z. B. temporäre serverseitige Verarbeitung, Weiterleitung an die antragsbearbeitende Stelle) werden zentral im Online-Dienst zur Verfügung gestellt. Ergänzend dazu müssen Sie noch ein Informationsblatt gem. Art. 13 DSGVO bereitstellen. Auf Nachfrage bei der AKDB kann Ihnen hierfür eine Vorlage zur Verfügung gestellt werden. Das Informationsblatt muss sodann auf Ihre Website hochgeladen und über das Management-Tool unter “Variables/informationsblatt_abh_link” zum Online-Dienst verlinkt werden.

Verlangt die Einbettung des Online-Dienstes in die eigene Website nicht die Zustimmung der Nutzer:innen für die Anzeige externer Inhalte?

Es handelt sich bei der Einbindung des Online-Dienstes datenschutzrechtlich nicht um eine Übermittlung an einen Dritten oder eine gemeinsame Verantwortung, sondern um eine Auftragsverarbeitung des Verantwortlichen. Dass der Inhalt „woanders“ liegt/eingebunden wird, ist rechtlich unerheblich. Der Inhalt wird rechtlich so behandelt als gehöre er zur Website des Verantwortlichen. Im Unterschied dazu gelten Dienstleister wie YouTube, Twitter etc. nicht als Auftragsverarbeiter, sondern je nach Einschätzung als Dritte oder gemeinsame Verantwortliche, da sie die Daten nicht nur im Auftrag, sondern als Werbeplattformen eben auch zu eigenen Zwecken verarbeiten. Im Ergebnis braucht es für die Übermittlung an diese eine eigene Rechtsgrundlage. Sie „erben“ nicht wie der Auftragsverarbeiter die Rechtsgrundlage des Verantwortlichen. Da viel Unsicherheit herrscht, ob hierzu Rechtsgrundlagen tragen, die darauf aufbauen, dass die Einbindung „erforderlich“ ist, holen sich Webseitenbetreiber oft pauschal die Einwilligung bei den Nutzer:innen, indem sie etwa Zwei-Klick-Lösungen vor der Einbettung implementieren.

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