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Wichtig ist, dass für die Zustellung der Antragsdaten in das Fachverfahren ein DVDV-Eintrag für den zugrundeliegenden Dienst vorliegen muss. Die Beantragung der Eintragung muss bei der für das Land zuständigen Stelle erfolgen. Hier muss darum gebeten werden, dass die Behörde für den Dienst „xauslaender1160OZGPORTALABH” „xauslaender1170OZGPORTALABH” eingetragen wird. Der Dienst muss mit dem bereits hinterlegten „XAusländer“-Zertifikat angelegt werden.

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Textanpassung können für PRE- und PRO-Umgebungen erfolgen. Grundsätzlich gibt es für Ihre Dienste eine Test-Umgebung (PRE) und eine produktive Umgebung (PRO). Für beide Umgebungen gibt es eigenständige Oberflächen im OZG Service Management. Die beiden Umgebungen sind voneinander unabhängig, d. h. eine Textanpassung auf PRE wird nicht automatisch auf PRO angewendet. Hier ist sicherzustellen, dass die Texte auf der jeweils relevanten Umgebung gepflegt worden sind.

Bei der Anpassung von Textstellen ist darauf zu achten, dass die Eingaben erst durch Klicken auf „Speichern“ gespeichert werden. Wird die Eingabe nicht durch „Speichern“ bestätigt, gehen die Änderungen verloren. Falls die Änderungen ggf. trotz Speicherung nicht sofort sichtbar sind, ist der Cache des verwendeten Browsers zu löschen. Wenn Sie ein Objekt bearbeitet und gespeichert haben, wird es in der Navigationsleiste mit blauer Schrift markiert. Sofern Sie Anpassung von Textstellen rückgängig machen möchten, können Sie über das Menü rechts neben dem Eingabefeld („drei Punkte“) das Feld auf den Default-Wert zurücksetzen. Auch das Zurücksetzen muss gespeichert werden.

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Sofern ein Antrag im Online-Dienst erfolgreich abgesendet werden kann, von den empfangenden Stellen aber nicht entgegengenommen wird, wird je nach betroffener Kommunikationskomponente sichergestellt, dass der Antrag gepuffert wird oder die verantwortlichen Stellen manuell informiert werden. Ist die Übergabe des Antrags an OK.Komm bereits fehlerhaft, wird über ein mehrstündiges Zeitfenster mehrfach versucht, den Antrag zu übergeben. Schlägt dies final fehl, wird der/die Nutzer/in, die Ausländerbehörde und das Projekt, informiert.

(Wie) Können die Antragsdaten in ein DMS/eAkte-System abgelegt werden?

DIe Online-Dienste übermitteln die Antragsdaten via XAusländer zunächst ausschließlich in die Fachverfahren. Eine Direktübertragung in ein DMS/eAkte-System ist nicht vorgesehen. Vom Fachverfahren können die Antragsdaten jedoch in ein eAkte/DMS-System überführt werden. Inwieweit zwischen dem verwendeten Fachverfahren und dem verwendeten DMS/eAkte-System eine Schnittstelle existiert, ist bei den jeweiligen Fachverfahrensherstellern nachzufragen. Auch falls Sie in Austausch mit anderen Behörden zur Schnittstellen(entwicklung) zwischen spezifischen Fachverfahren und DMS/eAkte-Systemen treten wollen, wenden Sie sich am besten zunächst an Ihren Fachverfahrenshersteller. Folgende Tabelle (im Aufbau befindlich) gibt eine erste Übersicht über bekannte Schnittstellen.

Legende:

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Datenschutzrechtliche Fragen

Gibt es eine Vorlage für einen Eintrag ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gem. Art. 30 Abs. 1 DSGVO bzw. ersetzt das Datenschutzkonzept den entsprechenden Eintrag?

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Welche datenschutzrechtlichen Änderungen haben sich durch in Kraft treten des OZG-Änderungsgesetzes (“OZG 2.0”) seit Juli 2024 ergeben?

Bis zum in Kraft treten des OZG-Änderungsgesetzes lag die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit bei den jeweiligen (Ausländer-)Behörden vor Ort und mussten Auftragsverarbeitungsvereinbarungen mit der AKDB geschlossen werden. Mit § 8a Abs. 4 OZG n. F. ist die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit im Sinne Art. 4 Nr. 7 Hs. 2 DSGVO seit Juli 2024 auf das Ministerium des Innern und Kommunales Brandenburg (MIK BB) als „die den länderübergreifenden Onlinedienst betreibende Behörde“ übergegangen. Ein Abschluss von Auftragsverarbeitungsvereinbarungen ist damit nicht mehr nötig.

Muss ein Eintrag ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) gem. Art. 30 Abs. 1 DSGVO

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Ist neben der Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO (Projekt-DSFA) noch eine eigene DSFA durch die Verantwortlichen zu erstellen?

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für den Online-Dienst vorgenommen werden?

Nein. Mit in Kraft treten desOZG-Änderungsgesetzes (vgl. oben) muss für den Online-Dienst kein Eintrag mehr in das örtliche VVT erfolgen. Das Verzeichnis führt das MIK BB als die datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde zentral. Unabhängig davon sind Einträge für die weitere Verarbeitung der Daten im Fachverfahren vor Ort notwendig. Diese sollten jedoch ohnehin bereits vorliegen.

Ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) nach Art. 35 DSGVO vor Ort zu erstellen?

Nein. Mit in Kraft treten desOZG-Änderungsgesetzes (vgl. oben) ist die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit auf das MIK BB übergegangen und damit auch die Verantwortung für die Erstellung einer DSFA. Diese liegt insoweit auch zentral im MIK vor.

Welche Informationen für die Betroffenen nach Art. 13 DSGVO müssen wir

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bereitstellen?

Die Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten Für die Bereitstellung der Datenschutzinformationen nach Art. 13 DSGVO allein durch den Online-Dienst (z. B. temporäre serverseitige Verarbeitung, Weiterleitung an die Ausländerbehörde) werden zentral ist das MIK BB als datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde zuständig. Entsprechende Angaben finden sich im Online-Dienst zur Verfügung gestellt. Ergänzend dazu müssen Sie noch ein Informationsblatt gem. Art. 13 DSGVO bereitstellen. Auf Nachfrage kann Ihnen hierfür eine Vorlage zur Verfügung gestellt werden. Das Informationsblatt muss sodann auf Ihre Website hochgeladen und über das Management-Tool unter “Variables/informationsblatt_abh_link” zum Online-Dienst verlinkt werden. Als örtliche Behörde müssen Sie für den Online-Dienst daher keine zusätzlichen Informationen bereitstellen.

Verlangt die Einbettung des Online-Dienstes in die eigene Website nicht die Zustimmung des Nutzers für die Anzeige externer Inhalte?

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Gibt es ein IT-Sicherheitskonzept für den Online-Dienst?

Ja. Eine vollständige Zurverfügungstellung des IT-Sicherheitskonzepts für die Kommunen ist im IT-Sicherheitsmanagement des ZIT-BB und auch der AKDB aber nicht vorgesehen. Der Grund dafür ist vor allem die Vertraulichkeit der im Informationssicherheitsmanagementsystem hinterlegten Informationen. Das gilt insbesondere vor dem – auch Praktikabilitäts- und Zweckmäßigkeitsfragen aufwerfenden – Hintergrund, dass an dem Online-Dienst zumindest mittelbar eine Reihe von IT-Systemen beteiligt sind.

Die vollständige Zurverfügungstellung eines IT-Sicherheitskonzepts ist datenschutzrechtlich zudem nicht erforderlich. Weder aus den Vorschriften zur Auftragsverarbeitung in Art. 28 DSGVO noch aus den Pflichten des Verantwortlichen geht die konkrete verpflichtende Form des Nachweises und der Kontrolle der technischen und organisatorischen Maßnahmen beim Verantwortlichen hervor. Nach hiesiger Auffassung genügt eine Zusammenfassung der für den Online-Dienst wesentlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, wie sie bereitgestellt wurde, in Verbindung mit der vertraglich bereits sichergestellten Möglichkeit weitergehender Kontrollen, etwa im Rahmen einer Einsichtnahme.

Fachliche Fragen

Wie verhält es sich mit der Fiktionswirkung bei einer Online-Antragsstellung?

Die Fiktionswirkung wird durch den Zugang des Antrags bei der Ausländerbehörde ausgelöst. Der Antrag auf die Erteilung eines Aufenthaltstitels stellt eine einseitige, empfangsbedürftige Willenserklärung dar, die der zuständigen Behörde zugehen muss. Der Begriff des Zugangs ist in einer dem bürgerlichen Recht entsprechenden Weise auszulegen. Danach werden Willenserklärungen gegenüber Abwesenden (dies ist bei elektronischer Übermittlung der Fall) in dem Zeitpunkt wirksam, in welchem sie zugehen. Elektronische Dokumente sind nach § 130 Abs. 3 ZPO eingereicht, sobald die zum Empfang bestimmte Einrichtung sie in lesbarer Form aufgezeichnet hat.

Die im Aufenthaltsrecht relevante Fiktionswirkung kann allerdings nur rechtssicher eintreten, wenn der Antrag nicht rechtsmissbräuchlich gestellt wurde, was die Ausländerbehörde im Rahmen einer Vorabprüfung festzustellen hat. Als rechtsmissbräuchlich ist beispielweise ein Verlängerungsantrag zu einem nicht verlängerungsfähigen Aufenthaltstitel zu werten (siehe AVV zum AufenthG, 81.4.1.2).  Um im Vergleich zum analogen Verfahren keine Schlechterstellung der Online-Antragsteller zu bewirken, sollte für den Eintritt der Fiktionswirkung der Zeitpunkt des ersten elektronischen Zugangs berücksichtigt werden, der aufgrund der anschließenden Plausibilitätsprüfung in der Ausländerbehörde von dieser dann (nachträglich) bestätigt werden kann. Denn würde erst der Zeitpunkt, zu dem eine Überprüfung möglich ist (ggf. ist das aufgrund von internen Ablaufverzögerungen erst nach mehreren Tagen oder gar Wochen möglich) berücksichtigt, ginge dies zu Lasten des Antragstellenden, welcher fristgerecht den Antrag gestellt hat.

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Gibt es einen Schutz vor dem Hochladen falscher Dateiformate und schadhaften Antragsanlagen bzw. Schadcode für den Online-Dienst?

Auf Nachfrage werden die Schutzmaßnahmen den Ansprechpartnern der beteiligten Kommunen vertraulich mitgeteilt. Bei Antragstellung werden falsch bezeichnete Dateiformate und schadhafte Inhalte geprüft und bei Verdacht können sie den Anträgen nicht beigefügt werden.

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Fachliche Fragen

Kann ein Aufenthaltstitel mithilfe eines Online-Dienstes wirksam beantragt werden?

In Abstimmung mit dem zuständigen Fachreferat M3 des BMI wird zur wirksamen Beantragung eines Aufenthaltstitels mithilfe eines Online-Dienstes die folgende Rechtsauffassung vertreten:

Ein Antrag ist dann wirksam gestellt, wenn die antragstellende Person handlungsfähig i. S. d. § 80 Aufenthaltsgesetz (AufenthG) ist und der Antrag der (zuständigen) Behörde zugegangen ist. Ein Antrag ist nicht allein deshalb unwirksam, weil er nicht statthaft, aus anderen Gründen unzulässig oder unbegründet ist (z. B. auch nicht bei rechtsmissbräuchlicher oder sonst arglistiger Antragstellung).

Zur Frage einer wirksamen Online-Antragstellung sei zunächst auf das Onlinezugangsgesetz verwiesen, das eindeutig darauf orientiert ist, den Erlass von Verwaltungsakten online beantragen zu können (vgl. § 2 Abs. 3, § 3 Abs. 1 und § 4 Onlinezugangsgesetz - OZG). Auch der Vollzug des Aufenthaltsgesetzes ist vom sachlichen Anwendungsbereich des OZG nicht ausgenommen.

Unter welchen Bedingungen online übermittelte Anträge als zugegangen anzusehen sind, beurteilt sich insbesondere nach § 3a Abs. 1 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG). Grundvoraussetzung ist danach, dass die Behörde für den Empfang elektronischer Dokumente einen Zugang eröffnet hat. Dieser Zugang wird nach Auffassung des Umsetzungsprojekts mit der Einbettung der Online-Dienste in die Webseiten der Ausländerbehörden eröffnet, denn damit wird die objektiv erforderliche Kommunikationseinrichtung für die Übermittlung und den Empfang von elektronischen Dokumenten geschaffen.

Formelle Anforderungen sind bei der Beantragung von Aufenthaltstiteln nicht zu beachten. Der Antrag kann formlos gestellt werden. Lediglich das Begehren auf Erteilung eines Aufenthaltstitels muss erkennbar sein (vgl. Nr. 81.1.1 f. der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum Aufenthaltsgesetz - AVwV zum AufenthG). § 81 AufenthG enthält insoweit keine normativen Voraussetzungen. Aspekte wie die Verwendung amtlicher Antragsformulare, ein Unterschriftserfordernis, die Verwendung eines Nutzerkontos für die Online-Antragstellung oder die im Vorfeld geklärte Identität der antragstellenden Person können daher nicht zur Voraussetzung für eine wirksame Online-Antragstellung erklärt werden. Aufgrund des fehlenden Schriftformerfordernisses können auch die Anforderungen an die sog. „Elektronische Form“ von Dokumenten (§ 3a Abs. 2 VwVfG) unbeachtet bleiben.

Insoweit ist mit dem Absenden eines Online-Antrags (und dem Erhalt einer Versandbestätigung) von einem wirksamen (Antrags-)Zugang bei der Ausländerbehörde auszugehen.

Im Ergebnis kann die Erteilung eines Aufenthaltstitels durch einen Online-Dienst wirksam beantragt werden.

Wie verhält es sich mit der Fiktionswirkung bei einer Online-Antragstellung?

In Abstimmung mit dem zuständigen Fachreferat M3 des BMI wird zum Eintritt der Fiktionswirkung die folgende Rechtsauffassung vertreten:

Die Fiktionswirkung ist eine kraft Gesetzes anknüpfende Rechtsfolge eines wirksam gestellten Antrags auf Erteilung/Verlängerung eines Aufenthaltstitels (§ 81 Abs. 3 oder 4 Satz 1 Aufenthaltsgesetz - AufenthG). Diese tritt grundsätzlich dann ein, wenn ein Antrag bei der zuständigen Behörde anhängig geworden ist. Mithilfe eines Online-Dienstes übermittelte Anträge sind insoweit nicht von Anträgen zu unterschieden, die in Papierform in einen Behördenbriefkasten eingeworfen wurden. Auch ohne dass der Absender eines Antrags von der Behörde zuvor eindeutig identifiziert worden ist, entsteht mit dem Antragseingang zumindest der Anschein der Fiktionswirkung.

Bei Online-Anträgen muss der Zeitpunkt des elektronischen Zugangs in der Ausländerbehörde für den Eintritt dieses Anscheins maßgeblich sein (vgl. FAQ „Kann ein Aufenthaltstitel mithilfe eines Online-Dienstes wirksam beantragt werden?“). Die Fiktionswirkung tritt nicht erst zum Zeitpunkt der ausländerbehördlichen Prüfung des Anliegens ein, da dies zu Lasten der Person gehen würde, die den Antrag fristgerecht gestellt hat. Die hinter der Fiktionswirkung stehende Grundidee, nach der Antragstellende durch Verzögerungen in der Vorgangsbearbeitung keine Verschlechterung ihres Aufenthaltsstatus erfahren sollen, würde sonst ins Leere laufen.

Aus zeitlicher Perspektive reicht die Fiktionswirkung grundsätzlich vom Zeitpunkt der Antragstellung bis zur zustimmenden oder ablehnenden Entscheidung der Ausländerbehörde (BeckOK AuslR, Kluth, AufenthG § 81 Rn. 8; Kluth/Hornung/Koch, ZuwanderungsR-HdB, § 4 Rn. 73).

Etwas anderes gilt nur, wenn sich die Antragstellung als offensichtlich rechtsmissbräuchlich oder arglistig darstellt. Der Anschein der Fiktionswirkung ist folglich zu verneinen, wenn die gesetzlich bestimmten Voraussetzungen für die Antragstellung nicht vorliegen (z. B. bei einer Folgeantragstellung nach Ablehnung des Erstantrages oder einem Antrag auf Verlängerung eines nicht verlängerungsfähigen Aufenthaltstitels, vgl. Nr. 81.4.1.2 AVwV zum AufenthG). Die Ausländerbehörde kann bei missbräuchlicher Antragstellung insoweit durch eine darauf orientierte Aktion rückwirkend den Anschein einer Fiktionswirkung (z. B. Klarstellung, Ablehnung des Antrags) beseitigen. Mit einer missbräuchlichen Online-Antragstellung verbundene tatsächliche oder rechtliche Risiken bestehen mithin nicht.

Die Online-Dienste informieren hinreichend über die Voraussetzungen einer erfolgreichen Antragsbescheidung, wodurch das Risiko einer versehentlichen missbräuchlichen Antragstellung reduziert sein sollte.

Zur Ausstellung von Fiktionsbescheinigungen wird auf die geltende Rechtslage verwiesen (insb. § 81 Abs. 7 AufenthG).

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