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Der Online-Dienst eWaffe umfasst insgesamt rund 21 umsetzungsrelevante Antragsstrecken, in denen 24 LeiKas umgesetzt werden. Alle 21 Antragsstrecken stehen für Sie zur Nachnutzung bereit. Um die OZG-Leistungen umfassend umzusetzen, wird die Einbindung aller Antragsstrecken empfohlen. Die Liste der im Online-Dienst bundesweit verfügbaren Antragsstrecken wird sukzessive erweitert, sobald diese zur Nachnutzung bereitstehen. Im Rahmen der Referenzimplementierung wird zunächst ein Minimalprodukt (MVP) im ersten Release pilotiert, das die am häufigsten nachgefragten Anträge und den Regelfall eines Antragsstellers abbildet. Darüber hinaus werden sukzessive weitere umsetzungsrelevante priorisierte Leistungen der beiden OZG-Leistungsbündel (10151/10154) umgesetzt. Die entsprechenden LeiKa-Leistungen, die nicht Teil des MVP sind, können 2023 berücksichtigt werden.

Eine Übersicht der aktuell zur Nachnutzung bereitstehenden Antragsstrecken finden Sie im Integrationsleitfaden im Abschnitt “1. Leistungsumfang und Anmeldung des Nachnutzungsinteresses”.

1.2.2 Wie viele LeiKas im Reifegrad 3 sind es insgesamt? Der gesamte Anteil der LeiKas umfasst ca. 90 Leistungen - sind diese alle mit innenbegriffen?

Der Reifegrad 3 wird grundsätzlich angestrebt, ist aber im 1. Release noch nicht enthalten. Der Leistungsumfang wird detailliert im Integrationsleitfaden im Abschnitt “1. Leistungsumfang und Anmeldung des Nachnutzungsinteresses” beschrieben.

1.2.3 Besteht die Möglichkeit nur einen Teil der EfA-Leistungen in Anspruch zu nehmen?

Aus Sicht des Umsetzungsprojekts ist dies grundsätzlich möglich. Die nachnutzbaren OZG-Online-Dienste umfassen mehrere Antragsstrecken, die wiederum einzelne oder gebündelte LeiKa-Leistungen abbilden. Um die OZG-Leistungen jeweils vollständig umzusetzen, wird die Einbindung aller zur Verfügung stehenden Antragsstrecken empfohlen.

1.2.4 Es gibt doch bspw. die Leistung "Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis zum Verbringen von Schusswaffen und/oder Munition", welches eine OZG-Leistung ist. Die können wir doch nutzen oder nicht?

Ja, sobald diese Antragsstrecke fertiggestellt ist, ist diese nutzbar. Unser Online-Dienst umfasst mehr als zwei Dutzend LeiKas aus zwei OZG-Leistungsbündeln s. Leistungsumfang im Integrationsleitfaden im Abschnitt “1. Leistungsumfang und Anmeldung des Nachnutzungsinteresses”.

1.2.5 Werden bis Ende des Jahres 2022 jene Antragsstrecken fertig sein, die 80% der Antragsmenge abdecken?

Das Projekt setzt umsetzungsrelevante Antragsstrecken um, die durch das bayrische Innenministerium insb. aufgrund der Antragsmenge festgelegt wurden. Innerhalb dieses Leistungsumfangs findet nochmal eine Priorisierung statt, um die am häufigsten nachgefragten Antragsstrecken bis Ende des Jahres 2022 zur Verfügung stellen zu können.

1.2.6 Bestehen Erfahrungswerte mit der Umsetzung und dem Roll-Out von anderen OZG Online-Diensten nach dem Nachnutzungsmodell Einer-für-Alle (EfA)?

Ja, seitens der AKDB befindet sich - als einer der ersten Online-Dienste im Nachnutzungsmodell Einer-für-Alle (EfA) - der Online-Dienst „Aufenthaltstitel Brandenburg“ aus dem Themenfeld „Ein- und Auswanderung“ im Roll-Out und steht anderen Ländern und Kommunen bereits zur Nachnutzung zur Verfügung. Für mehr Informationen dazu siehe Link: https://www.onlinezugangsgesetz.de/SharedDocs/kurzmeldungen/Webs/OZG/DE/2022/02_fachverfahren-aufenthaltstitel.html . Als erste Anlaufstelle für aktuelle Informationen zu diesem und weiteren EfA-Projekten dient die Informationsplattform des Bundes sowie der dort befindliche Marktplatz ( https://informationsplattform.ozg-umsetzung.de/iNG/app/intro ).

1.2.7 Können die FIM-Stamminformationen zur Verfügung gestellt werden?

Ja, diese werden in der OZG-Informationsplattform (OZG-IP) bereitgestellt. Einige FIM-Artefakte sind bereits in der OZG-IP verfügbar, allerdings ggf. nicht mehr auf dem neuesten Stand. Diese werden laufend aktualisiert.

1.2.8 Werden die Antragsstrecken der auch vollständig in Niedersachsen nachnutzbar sein?

Ja, das Land Niedersachsen hat Nachnutzungsinteresse bekundet und ist Teil der Nachnutzungsallianz unter Leitung der eWaffe-Gesamtprojektleitung beim bayrischen Digitalministerium.

1.3 Organisatorisches

1.3.1 Welche personellen Ressourcen sind bei einer gewünschten Nachnutzung der Antragsstrecken (insbesondere auch bei der Fachstelle) erforderlich?

In der Regel wird eine technische und eine fachliche Ansprechperson für die entsprechende Organisation und Anbindung benötigt (siehe dazu auch 3.3 technische und fachliche Ansprechpersonen).

1.3.2 Wie hoch wird der zeitliche Umfang der Mitwirkung sein?

Der zeitliche Umfang der Mitwirkung hängt u.a. davon ab, welche technischen und organisatorischen Voraussetzungen schon geschaffen wurden, wie frühzeitig und eng die Kommune bzw. Waffenbehörde in die Konzeption und Umsetzung eingebunden werden möchten, wie schnell wie viele Online-Dienst Komponenten angebunden werden sollen, wie hoch der individuelle Anpassungsbedarf ist und welche generellen Formate zur Information und Mitwirkung in der Pilotierungsgemeinschaft bzw. Nachnutzungsallianz wie häufig genutzt werden.
Der Mindestumfang, um den Online-Dienst „eWaffe“ pilotieren und/oder (nach-)nutzen zu können, besteht in der Schaffung der Voraussetzungen, der Anmeldung zur Pilotierung / Nachnutzung, dem Hinterlegen von Basisdaten, der Anbindung eines Nutzerkontos (beispielsweise BayernID oder Nutzerkonto Bund) und die Kommunikation mit dem Pilotierungs- bzw. Roll-Out-Team. 
Demgegenüber besteht der Maximalumfang darin zunächst an der fachlich-rechtlichen Konzeption des Online-Dienstes mitzuwirken, dann als engagierte Pilotkommune zur Verfügung zu stehen, an der fachlich-rechtlichen und technischen Iteration teilzuhaben, alle Informations- und Mitwirkungsformate zu nutzen, als Teil der Nachnutzungsallianz sowie als Multiplikator für andere nachnutzende Kommunen und Fachbehörden zu fungieren.

1.3.3 Sind bestimmte Voraussetzungen zu erfüllen, um die Antragsstrecken nutzen zu können?

Ja, es sind Voraussetzungen zu erfüllen. Kommunen bzw. Waffenbehörden benötigen einen DVDV (Deutschen Verwaltungsdienste-Verzeichnis)-Eintrag und eine OSCI (Online Services Computer Interface)-Anbindung als Voraussetzung für die erfolgreiche Fachverfahrensanbindung. Außerdem soll der Online-Dienst möglichst in Verbindung mit einem Nutzerkonto - wie die BayernID oder das Nutzerkonto Bund - zur Authentifizierung und Kommunikation verwendet werden, wenngleich vsl. vor Ort in bestimmten Fällen (z.B. Erstanträge) bei der zuständigen Waffenbehörde eine Authentifizierung (Vorzeigen von Ausweisdokumenten) erfolgen muss. Für eine nutzerzentrierte Anwendung der Online-Dienste und um der Erfüllung des Reifegrades 3 (Rückkanal) möglichst nahe zu kommen, sollte durch die anschließende Kommune ein Nutzerkonto gleichwohl angebunden werden.

1.3.4 Welchen OSCI-Client nutzen Sie?

Es sind unterschiedliche OSCI-Clients auf Empfangsseite im Einsatz bzw. gewünscht. Siehe dazu auch das Kapitel “Voraussetzung für Routing und Transport der Antragsdaten schaffen” im Integrationsleitfaden.

1.3.5 Sind bestimmte Fachverfahren notwendig?

Ja, Fachverfahrensanbieter betreiben die Schnittstelle zu den Fachverfahren (hier: Örtliche Waffenverwaltungssysteme oder nur kurz: “ÖWS”) zur weiteren Kommunikation mit dem Nationalen Waffenregister (NWR). Das Projekt „eWaffe“ stimmt sich bereits mit den Fachverfahrensanbietern (ÖWS-Herstellern) ab, um die Anbindung an das Fachverfahren im Back-End gewährleisten zu können. Im Online-Dienst findet der Nachrichtentransport über den neu geschaffenen XÖV-Standard XeWaffe statt, der Routing & Transport der Antragsdaten regelt. Mit dem XÖV-Standard wird der Transport der Antragsdaten gem. der EfA-Mindestanforderungen per OSCI und DVDV bundeseinheitlich geregelt. 

Bitte beachten Sie, dass wir konkrete fachfragen zum Leistungsumfang und Funktionalität nicht beantworten können. Dazu wenden Sie sich direkt an Ihren Hersteller.

1.3.6 Wie werden die Fachverfahrenshersteller (Stichwort ÖWS) in diesen Prozess eingebunden? (vor allem im Hinblick auf die Datenschnittstellen)

Wir haben zu allen uns bekannten Fachverfahrensherstellern Kontakt aufgenommen, und es finden monatlich gemeinsame Abstimmungstermine statt. Vor allem geht es dabei um die technischen Anbindung und den XÖV-Standard zum Datenaustausch (XeWaffe), mit dem die Antragsdaten an die Fachverfahren übergeben werden.

1.3.7 Ist eine Anbindung an das Fachverfahren Condition bereits realisiert?

Grundsätzlich ja und in Bearbeitung, die medienbruchfreie Ende-zu-Ende Übertragung der Antragsdaten ist vorgesehen und das Projekt befindet sich dazu in Abstimmung mit der Firma Condition sowie anderen ÖWS-Herstellern.

Siehe auch 1.3.16.

1.3.8 Was soll die Anbindung an die Fachverfahren beinhalten? Nur die Übernahme der Daten zur Bearbeitung des Antrages oder auch die Übernahme der Nachweisdokumente in eine zentrale Datenbank z.B. bei Condition?

Die Anbindung in die Fachverfahren beinhaltet alle Antragsdaten als auch die Übernahme der Nachweisdokumente.

1.3.9 Sind Schnittstellen zu Condition durch das Projekt bereits definiert?

Grundsätzlich ja und in Bearbeitung, die medienbruchfreie Ende-zu-Ende Übertragung der Antragsdaten ist vorgesehen und das Projekt befindet sich dazu in Abstimmung mit der Firma Condition sowie anderen ÖWS-Herstellern. Diese sind bereits im XeWaffe-Fachstandard definiert s. Links im Downloadbereich.

1.3.10 Gibt es schon eine grobe Vorstellung, wann die Übergangslösungen wie z.B. OSCI-Client für die Übermittlung an Condition, bis die Schnittstelle fertig ist, "behoben" sein sollen und die finale Version zum bundesweiten Roll-Out bereit sein sollten/müssten?

Geplant ist, die medienbruchfreie Antragsdatenübertragung mit funktionierenden Schnittstellen hin zu allen Fachverfahren in 2023 anbieten zu können.

1.3.11 Sind die Antragsstrecken direkt einsetzbar oder muss auf eine Freigabe des Freistaats Bayern als federführendes Bundesland gewartet werden?

Der Online-Dienst wird zunächst im Rahmen der Referenzimplementierung pilotiert. Daran schließt sich ein fließender Übergang in den flächendeckenden Roll-Out an. Solche Kommunen und Waffenbehörden, die pilotiert haben, sollen den Online-Dienst direkt weiterverwenden können. Als Einer-für-Alle (EfA) Online-Dienst soll derselbe Online-Dienst dann zur Nachnutzung allen anderen Waffenbehörden bundesweit zur Verfügung gestellt werden.

1.3.12 Wann ist der (ungefähre) Zeitpunkt der Einführung und wie lange ist die Dauer der Einführungsphase? Wann können die Bürger*innen die Online-Dienste nutzen?

Im Rahmen des Meilenstein 2, Referenzimplementierung, der Ende August 2022 abgeschlossen werden soll, ist der erste Go-Live des Startprodukts (MVP) in ausgewählten Pilotkommunen vorgesehen. Der anschließende Roll-Out weiterer priorisierter Antragsstrecken erfolgt im Meilenstein 3 bis Jahresende 2022. Bürger:innen können die Online-Dienste nutzen, sobald die Anbindung der Onlinedienste an ein Nutzerkonto und das entsprechende Kommunalportal vollzogen wurde. Für die Anbindung müssen technische und fachliche Ressourcen in den kommunalen Waffenbehörden bereitgestellt werden. Die Details hierzu werden mit den pilotierenden und nachnutzenden Waffenbehörden abgestimmt.

1.3.13 Bis zu welchem Zeitpunkt muss man sich entschieden haben, ob man sich an der Nachnutzung beteiligt? Im Falle der Nicht-Nachnutzung: erhält man dennoch die im Rahmen des Projekts erarbeiteten Unterlagen, so dass diese verwendet werden können?

Im Projekt gibt es ab dem Roll-Out des Startproduktes (MVP) keinen festen Einstiegs-Zeitpunkt für nachnutzungsinteressierte Länder und Kommunen, sondern vielmehr einen günstigen Zeitraum, der sich unter anderem aus zwei Gesichtspunkten ergibt. Erstens handelt es sich um ein OZG-Umsetzungsprojekt, das 2022 und 2023 aus Konjunkturpaket-Mitteln des Bundes finanziert wird, die sowohl die Entwicklung als auch den flächendeckenden Betrieb bis Ende 2023 abdecken. Zweitens ist das Projekt nach dem “Einer-für-Alle” (EfA) Prinzip gestaltet. Daraus folgt, je früher und je mehr Kommunen den Online-Dienst nachnutzen, desto günstiger wird es für alle Beteiligten. Im Falle einer Nicht-Nachnutzung steht Ihnen der Dienst zukünftig wie allen anderen auch open source zur freien Verfügung. Betrieb, Weiterentwicklung und Support müssen dann jedoch selbst organisiert werden.

1.3.14 Wie berichten Sie auf der OZG-Informationsplattform des Bundes?

Die Pflege der Informationen und Ergebnisse auf der OZG-Informationsplattform und des Marktplatzes wird fortwährend und zeitnah durch die Projektleitung vorgenommen.

1.3.15 Wann wird die persönliche Eignung des Antragstellers geprüft? Am Ende des Prozesses bei Ausgabe der Waffenbesitzkarte?

Im Beispiel der Grünen WBK wird die “Waffenrechtliche Zuverlässigkeit und persönliche Eignung” im Verlauf der Online-Antragsstellung geprüft.

1.3.16 Wir nutzen die Antragsstrecke “Rote WBK - Erstantrag (Waffen- und Munitionssammler bzw. Sachverständige)”. Die Anträge für Sachverständige gehen aber im Fachverfahren der Firma Condition in den Ordner “fehlerhaft” ein und bieten nur eine PDF-Extraktion. Woran liegt das?

Condition hat die LeiKa für Sachverständige noch nicht umgesetzt. Sobald der Hersteller diese Leika umgesetzt hat, können diese medienbruchfrei empfangen werden.

1.4 Rechtlich-Finanzielle Fragen

1.4.1 Welche Kosten im jährlichen Betrieb fallen für Gebietskörperschaften an? Wie lauten die konkreten Kosten?

Derzeit befinden wir uns kurz vor Vertragsschluss mit den nachnutzenden Bundesländern. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Ihnen als Umsetzungsprojekt keine konkrete Auskunft über die zu erwartenden Kosten in Ihrem Bundesland geben können, da sich der Kostenschlüssel und die Kostenübernahme in den jeweiligen Bundesländern unterschiedlich zusammensetzt. Wenden Sie sich daher zur Kostenklärung an Ihr zuständiges Landesressort.

1.4.2 Haben Sie schon Vorstellungen, nach welchem vertraglichen Modell nachgenutzt werden kann? Welches Vergaberechtliche Modell wird favorisiert?

Wir beobachten die (Weiter-) Entwicklung der unterschiedlichen rechtlich-finanziellen Nachnutzungsmodelle und stimmen diese innerhalb der Nachnutzungsallianz der Länder ab. Nach dem aktuellen Stand soll die Leistung voraussichtlich unter Verwendung der für den FIT-Store ausgearbeiteten Muster, Nachnutzungsvertrag und Nachnutzungs-AGB sowie einer projektspezifischen Leistungsbeschreibung angeboten werden. Angestrebt wird eine möglichst einfache und dauerhaft günstige Nachnutzungsmöglichkeit für alle Waffenbehörden.

1.4.3 Wie sieht es mit den Pflege- und Wartungskosten als Nachnutzungsgebühr aus? Ab wann müssen die Bundesländer diese Nachnutzungsgebühren begleichen und wie werden diese berechnet?

Das Konjunkturpaket des Bundes deckt in 2022 sämtliche Kosten für die Entwicklung und den Betrieb eines jeden Online-Dienstes im Rahmen des OZG-Prozesses in umsetzenden und nachnutzenden Ländern und Kommunen ab. Um die Aufwände für Betrieb, die Wartung und den Support ab 2023 zu refinanzieren, sind gem. IT-PL Beschluss 2021-24 (siehe Link: https://www.it-planungsrat.de/beschluss/beschluss-2021-24 ) mehrere Schlüssel sowie Kombinationen von Schlüsseln zur Kostenverrechnung zulässig. Diese Modelle beziehen sich auf alle Kosten, die das umsetzende Land und der damit verbundene IT-Dienstleister (hier die AKDB) den nachnutzenden Ländern bzw. Kommunen in Rechnung stellen könnte. Die geeigneten Kostenverteilmodelle sind wichtiger Bestandteil der Diskussionen in der Nachnutzungsallianz und darüber hinaus abhängig von politischen Rahmenbedingungen ab 2023.

Derzeit befinden wir uns kurz vor Vertragsschluss mit den nachnutzenden Bundesländern. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Ihnen als Umsetzungsprojekt keine konkrete Auskunft über die zu erwartenden Kosten in Ihrem Bundesland geben können, da sich der Kostenschlüssel und die Kostenübernahme in den jeweiligen Bundesländern unterschiedlich zusammensetzt. Wenden Sie sich daher zur Kostenklärung an Ihr zuständiges Landesressort.

1.4.4 Müssen wir mit unseren Ländern vorab klären, ob eine Teilnahme gewünscht ist, oder können wir bereits von uns als aus Kommune ein Interesse weiter bekunden?

Grundsätzlich wird eine Abstimmung mit den Ländern empfohlen. Da fast alle Länder Nachnutzungsinteresse bekundet haben (ausgenommen Hessen und Berlin) und Teil der Nachnutzungsallianz sind, können Sie von sich aus Interesse bekunden.

1.4.5. Wie wäre im Falle einer Nachnutzung die vertragliche Ausgestaltung? Vertragliche Beziehung mit den jeweiligen Waffenbehörden oder mit dem jeweiligen Land?

Die Leistung „w@ffenrechtliche Erlaubnisse“ kann über den FIT-Store nachgenutzt werden. Das bedeutet, dass der SaaS-Nachnutzungsvertrag der FITKO mit dem jeweiligen Bundesland geschlossen wird. Welche vertraglichen Beziehungen innerhalb des Bundeslandes folgen, hängt von den Strukturen oder dem gesetzlichen Rahmen innerhalb des jeweiligen Bundeslandes ab. Für konkrete Informationen sollten Sie Kontakt zu der OZG-Koordinierung und/oder zu der fachlich verantwortlichen Stelle im eigenen Land aufnehmen.

2. Technische Fragen

2.1. Nutzen Sie einen XÖV-Standard, wenn ja welche(n)?

Ja, wir haben den neuen Fachstandard “XeWaffe” erstellt. Die aktuelle Version ist stets im XRepository einsehbar. Der Fachstandard XeWaffe orientert sich eng an XWaffe. Die Anbindung an das Fachverfahren ist mit Nutzung des XeWaffe-Standards möglich.

2.2 Werden in der Pilotierungsphase Echtdaten für die ÖWS verwendet oder Testdaten?

Die Frage wird über die Unterscheidung beim DVDV Schlüssel zwischen Produktiv und Testsystem gelöst. Anfänglich werden Testdaten, Testnachrichten und eine Testumgebung verwendet. Siehe dazu die “DVDV Eintragungskonzept XeWaffe” und “DVDV Eintragungskonzept Handreichung” im Downloadbereich.

2.3 Die ÖWS kommunizieren dauerhaft mit dem NWR, wie kann sichergestellt werden, dass hier Testdaten nicht automatisiert an das NWR gemeldet werden?

Die Waffenbehörde muss zusammen mit dem Fachverfahren im Testsystem für den Weg vom Portal zur Behörde (d.h. Diensteanbieter = Behörde) sicherstellen, dass die Testdaten lokal nicht auf den Speicherort für NWR-relevante Daten abgelegt werden, der automatisiert abgeglichen wird.

2.4 Wer entscheidet, welches Benutzerkonto eingebunden wird? Ist die Authentifizierung über Benutzername / Passwort möglich?

Die Bayern-ID und die Bund-ID (Nutzerkonto Bund) stehen kostenfrei zur Verfügung. Im OZG- Service-Management-Tool kann man die entsprechende Auswahl einstellen. Die Authentifizierung mit Benutzernamen und Passwort ist möglich, wird jedoch nicht empfohlen.

2.5 Werden die Daten aus dem Benutzerkonto übernommen, sodass die antragsstellende Person diese nicht erneut eingeben muss?

Ja, die Authentifizierung über das Nutzerkonto Bund, die BayernID und andere interoperablen Nutzerkonten wird ermöglicht.

2.6 In welches Portal wird der Online-Dienst eWaffe wie eingebunden?  

Das Projekt verfolgt einen dezentralen Ansatz zur Einbindung durch AKDB in das jeweilige Kommunalportal des Landkreises, die Einbindung in ein zentrales Landesportal müsste durch eigene IT-DL bspw. über eine Verlinkung erfolgen.

2.7 Wer bindet die Webcomponents ein? Mitarbeiter der AKDB, wenn diese auch das Portal betreuen? 

Dies wird im Detail mit dem technischen Ansprechpartner der Kommune geklärt und ist u.a. von der Beauftragung des jew. IT-DL abhängig. Es gibt teilw. Anleitung und Unterstützung durch das Roll-Out Team der AKDB. Voraussetzungen für denjenigen, der die Webcomponents einbindet sind Kenntnisse in JavaSkripts s. Anleitung.

2.8 Der Online-Dienst als Web Component verwendet Inline-Styles: Gibt es Möglichkeiten, die Stylesheets in eine separate Datei auszulagern?

Es wurde sich bewusst dafür entschieden, die styles in ein "<style>" tag zu schreiben, damit das sog. Content flickering vermieden wird.

2.9 Welche technischen Voraussetzungen müssen für die Einbindung geschaffen werden?

Mit folgender Anleitung können die Informationen für die technische Einbindung von Online-Diensten aufgerufen werden.

2.10 Woran liegt es, dass es nach der korrekten Eingabe des Dienstnamens und des AGS im Quellcode bei der Einbindung gemäß der Anleitung zu Fehlermeldungen kommt?

Schicken Sie dem Support bitte die URL der Einbettung zu, damit er das System live einsehen kann. Zusätzlich schicken Sie bitte auch Screenshots der Fehlermeldungen inkl. Zeitstempel zu. Des Weiteren achten Sie bitte darauf, dass die Einbettung nur mit der genannten Domain aus Ihrem persönlichen Self-Service-Ticket funktionieren kann - die dort angegebene Domain muss also der Domain entsprechen, auf der der Online-Dienst laufen soll.

2.11 Was bedeutet die Fehlermeldung "GraphQL error Exception while fetching data (/createTask): The request does not fulfill the requirements"?

Die Domain, die im Ticket angegeben wurde, war falsch. Die Domain im Datenabfrageblatt muss mit der Domain in der der Online-Dienst eingebettet wird identisch sein.

2.12 Können Sie eine Wildcard für eine Domain in der Form von *.[Name Gebietskörperschaft].de hinterlegen?

Nein, Wildcards sind leider noch nicht möglich.

2.13 Ist eine Anbindung an ein DMS geplant, z.B. über FIT-Connect?

Nein, Routing & Transport erfolgen gemäß der EfA-Mindestanforderungen via DVDV/OSCI. Da FIT-Connect noch nicht zur Verfügung steht ist, ist der Empfang in dieser Form noch nicht möglich.

2.14 Ist eine Anbindung von Registern (wie dem Nationalen Waffenregister NWR) bereits geplant?

Nein, eine Anbindung des NWR ist derzeit nicht geplant. Die Backend-Abfragen der Fachverfahren der Waffenbehörden (Örtliche Waffenverwaltungssystem, ÖWS) beim Bundeszentralregister (BZR), bei der Meldebehörde (EMA), bei der zuständigen Polizeidienststelle, beim Zentralen Staatsanwaltliches Verfahrensregister (ZStV) und beim Nationalen Waffenregister (NWR) bleiben unverändert und liegen in der Verantwortung der Fachverfahrenshersteller.

2.15 Wie wird der gestellte Antrag in der Verwaltung eintreffen? Wo muss der Sachbearbeiter den Antrag „abholen“?

Der letzte Schritt der Antragsübermittlung hin zur bearbeitenden Behörde erfolgt i.d.R. über den landespezifischen OSCI-Intermediär. Sofern ein entsprechender DVDV-Eintrag vorgenommen wurde und ein OSCI-Client in der Behörde konfiguriert wurde, hält der zuständige OSCI-Intermediär einen “Postkorb“ bereit, welcher durch die die bearbeitenden Behörde angesprochen werden kann. An dieser Stelle können die Anträge abgeholt werden.

2.16 Die Antragsdaten kommen nicht im Fachverfahren an. Was kann ich tun?

Bei bestimmten Fachverfahren kann es sein, dass es einige Zeit dauert, bis die Anträge im Fachverfahren ankommen. Bitte prüfen Sie es zu einem späteren Zeitpunkt erneut. Falls diese auch später nicht im Fachverfahren eintreffen, kontaktieren Sie den Support über die bekannten Wege (siehe 1. Support). Der Kundenservice wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen. Wenn vorhanden, schicken Sie uns die NachrichtenID bzw. die UUID mit, sodass wir in unseren System gezielt nach Ihrem Antrag suchen können.

2.17 Kann eine Antragsstrecke auch in einem Serviceportal (wie z.B. Openrathaus, Bürgerservice-Portal) eingebettet werden?

Prinzipiell ist es möglich, die Web Components auf Serviceportalen einzubetten. Hierzu sind in der Mandantenanlage zusätzliche Daten wie der Link zum Portal anzugeben und diese entsprechend zu vermerken.

Da wir jedoch mit dem Portal Openrathaus noch keine praktischen Erfahrung haben, ist eine vorherige Abstimmung mit den Verantwortlichen des Portals und der Behörde ratsam. An einer Einbettung ins Bürgerservice-Portal laufen aktuell die ersten Abstimmungen.

2.18 Funktioniert das nur mit integrierter Webkomponente oder gibt es auch die Möglichkeit zur Verlinkung der Antragsstrecke?

Man muss die Antragsstrecken immer als integrierte Webkomponente (Web Component) auf mindestens einer Webseite einbinden. Auf anderen Webseiten kann allerdings der Link verwendet werden, um auf die Webseite zu verweisen, auf dem die integrierte Webkomponente eingebunden ist.

2.19 Was passiert mit dem QR-Code, wenn man den Antrag am Handy ausfüllt?

Bei der Nutzung der mobilen Variante der Web Component, erscheint der QR-Code nicht. Es wird für diesen Fall lediglich der Upload über die Suche in den lokalen Dateien angeboten.

2.20 Wurde die Barrierefreiheit berücksichtigt?

Ja, das Design der Webcomponents soll per se möglichst barrierefrei sein und es wurde ein BITV-Test durchgeführt und die Erkenntnisse des Testberichts sind in das Anforderungsmanagement überführt worden.

2.21 Wird der Antrag über die bayerische Antragsplattform gestellt oder ist es über die jeweilige Länderplattform möglich?

Nein, in Bayern erfolgt eine dezentrale Einbindung bei jeder Gebietskörperschaft im jeweiligen Kommunalportal.

2.22 Wie regeln andere Kommunen die vorerst nicht vorgesehenen ePayment-Anbindung?

Wie im technischen Anbindungskonzept beschrieben, ist ein (vorgelagertes) ePayment (P1) im 1. Release nicht vorgesehen, da die jeweiligen Kommunen die Antragstrecken unterschiedlich bepreisen und die Höhe von den Aufwänden und vom Ergebnis der Antragsbearbeitung (Ablehnung/Erteilung) abhängen. Ein möglicherweise nachgelagertes ePayment liegt im Verantwortungsbereich der Waffenbehörde. Eine andere Kommune berichtet, dass bei ihnen beispielsweise bei der Erteilung einer WBK ein persönliches Erscheinen notwendig sei, sodass die Gebühren vor Ort entrichtet werden. Da in der Kommune bei anderen Vorgängen auch eine Vorlage bzw. Abholung der WBK notwendig sei, werde auch hier vor Ort bezahlt. Von ePayment werde diese Kommune kurz- bis mittelfristig voraussichtlich keinen Gebrauch machen.

Update: Die Anbindung einer ePayment-Komponente ist für 2024 vorgesehen.

2.23 Ich habe einen Antrag testweise gestellt, allerdings ist er nicht in mein Fachverfahren eingetroffen. Was kann ich tun?

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Fachverfahren korrekt installiert und die aktuellste Version eingespielt haben. Vom Absenden eines Antrags bis zum Empfang im Fachverfahren kann es unter Umständen bis zu 30 Minuten dauern.

Falls Sie eine NachrichtenID oder UUID des Antrags vorliegen haben, schicken Sie uns diesen gerne zu. Wir können dann in der Transport-Infrastruktur den Status des Antrags nachsehen und einsehen, ob dieser erfolgreich für Sie auf dem OSCI-Intermediär zur Abholung gelegt wurde.

2.24 Ich habe die relevanten Zertifikate beim ITDLZ in Bayern beantragt (Bayern-PKI-Zertifikate für den OSCI-Transport). Die Anträge werden aber nicht ins Fachverfahren zugestellt. Was hat es damit auf sich?

Die Zertifikate des ITDLZ in Bayern wurden fälschlicherweise akzeptiert. Die Bayern-PKI-Zertifikate sind für den OSCI-Transport nicht zugelassen. Es muss daher ein Zertifikat der Telesec oder Bundesdruckerei beantragt werden. Alle relevanten Informationen und Schritte dazu finden Sie unter https://digitale-verwaltung.atlassian.net/servicedesk/customer/portal/6/article/420315609.

2.25 Angenommen unsere Verwaltung wird Opfer eines Hackerangriff – alle Systeme sind kompromittiert und offline. Die Anträge der eWaffe sollten eigentlich ins Fachverfahren eingehen, nun sind diese aber nicht verfügbar. Wie lange werden die Antragsdaten auf ihren Servern „vorgehalten“, wenn wir als Kommune nicht erreichbar sind? Kann ein solches Szenario dazu führen, dass die Antragsdaten durch überschreiten eines maximalen Zustellversuchs verloren gehen? Falls ja, wie lange werden die Daten auf Ihren Systemen „zwischengespeichert“?

In unserem Routing werden Anträge, die nicht ins Fachverfahren einer Waffenbehörde übergeben werden können, als fehlerhaft markiert. In regelmäßigen Abständen ( =30 Minuten) wird automatisch versucht, den fehlerhaften Antrag erneut zuzustellen. Dieser Retry ist unendlich – es werden zu keiner Zeit Anträge von uns gelöscht. Sobald Sie wieder online sind, werden die angefallenen Anträge also innerhalb von 30 Minuten ins Fachverfahren zugestellt (vorausgesetzt das alle anderen Bedingungen für den korrekten Empfang erfüllt sind).

2.26 Woran erkenne ich als Waffenbehörde, welches Vertrauensniveau beim Ausfüllen des Antrags verwendet wurde?

Derzeit wird das verwendete Vertrauensniveau sowohl im PDF, als auch in der XML-Datei übertragen. Hier ein Bsp. aus der PDF:

...

3. OZG Service Management

3.1 Allgemein

3.1.1 Woran liegt es, dass der Zugang zum OZG Service Management über den Einladungslink nicht funktioniert?

Einladungslinks, die per E-Mail zugestellt werden sind aus Sicherheitsgründen nur 72 Stunden gültig. Darüber hinaus verursacht das Öffnen der Links über den Internet Explorer häufig Probleme, weshalb hier ein anderer Browser zu verwenden ist. Es ist darauf zu achten, dass der verwendete Browser auf dem neuesten Versionsstand ist, da veraltete Versionen nicht unterstützt werden können.

Bitte melden Sie sich in dem Fall beim Support und Ihnen werden neue Einladungslinks zugesendet. Bitte geben Sie dafür an, ob Sie für die Test-Umgebung (PRE) und/ oder Produktiv-Umgebung (PRO) einen neuen Zugang benötigen.

3.1.2 Wie kann ich weitere Benutzer neben den technischen und fachlichen Ansprechpersonen für das OZG Service Management anlegen?

Schreiben Sie dazu bitte dem Support. Ein neuer Benutzer wird für Sie daraufhin angelegt. Bitte geben Sie den Vor- und Nachnamen sowie die personalisierte E-Mail-Adresse dabei an.

3.1.3 Kann der Einladungslink für den Zugang zum OZG Service Management an ein Funktionspostfach zugestellt werden?

Eine Zustellung des Einladungslinks an ein Funktionspostfach ist aus Gründen der Revisionssicherheit nicht möglich und muss daher an eine personalisierte E-Mail-Adresse erfolgen.

3.1.4 Wie kann ich mein Passwort zum OZG Service Management zurücksetzen?

Aktuell besteht keine Möglichkeit das Passwort zurückzusetzen. Bitte melden Sie sich beim Support und Ihnen werden neue Einladungslinks zugesendet. Bitte geben Sie dafür an, ob Sie für die Test-Umgebung (PRE) und/ oder Produktiv-Umgebung (PRO) einen neuen Zugang benötigen.

3.1.5 Wo finde ich eine Anleitung zur Nutzung des OZG Service Managements? Gibt es eine Dokumentation bezüglich der Daten, die ich als Kunde noch an meinen Online-Diensten im OZG Service Management anpassen muss?

Eine Anleitung mit allen relevanten Informationen finden Sie hier im Integrationsleitfaden.

3.1.6 Woran liegt es, dass Textstellen und / oder eingetragene Daten, die im OZG Service Management angepasst wurden, im Online-Dienst nicht angezeigt werden?

Dieses Problem kann mehrere Ursachen haben. Stellen Sie bitte folgendes sicher:

Grundsätzlich gibt es für Ihre Dienste eine Test-Umgebung (PRE) und eine produktive Umgebung (PRO). Textanpassung können jeweils für diese beiden Umgebungen erfolgen. Für beide Umgebungen gibt es eigenständige Oberflächen im OZG Service Management. Die beiden Umgebungen sind voneinander unabhängig, d. h. eine Textanpassung auf PRE wird nicht automatisch auf PRO angewendet. Hier ist sicherzustellen, dass die Texte auf der jeweils relevanten Umgebung gepflegt und anschließend auch auf der richtigen Umgebung überprüft worden sind.

...

PRE-Umgebung

...

https://www.pre-service-digitale-verwaltung.de/

...

PRO-Umgebung

...

https://www.service-digitale-verwaltung.de/

Bei der Anpassung von Textstellen ist darauf zu achten, dass die Eingaben erst durch Klicken auf „Speichern“ gespeichert werden. Wird die Eingabe nicht durch „Speichern“ bestätigt, gehen die Änderungen verloren.

Falls die Änderungen ggf. trotz Speicherung nicht sofort sichtbar sind, ist der Cache und ggf. die Cookies des verwendeten Browsers zu löschen. Wenn Sie ein Objekt bearbeitet und gespeichert haben, wird es in der Navigationsleiste mit blauer Schrift markiert. Sofern Sie Anpassungen von Textstellen rückgängig machen möchten, können Sie über das Menü rechts neben dem Eingabefeld („drei Punkte“) das Feld auf den Default-Wert zurücksetzen. Auch das Zurücksetzen muss mit Speichern bestätigt werden.

Achten Sie bitte zusätzlich darauf, dass die von Ihnen angegebene Domain zur Einbettung der Online-Dienste auf Ihrer Webseite nicht auf einem internen Server liegt - in einem solchen Fall kann zum OZG Service Management keine Verbindung aufgebaut werden und die Änderungen werden nicht angezeigt.

3.1.7 Was ist der Unterschied zwischen der Test-Umgebung (PRE) und der Produktiv-Umgebung (PRO)? Was sind die Vorteile, weswegen ich erst die Einrichtung auf der Test-Umgebung (PRE) vornehmen sollte?

Die Test-Umgebung (PRE) ist optional und vor allem für den Test von Weiterentwicklungen der Online-Dienste gedacht. Die produktive Umgebung (PRO) kann direkt für die Integration der Online-Dienste in die gewünschte Webseite verwendet werden. Bitte beachten Sie, dass die zu individualisierenden Stellen im OZG Service Management auf der produktiven Umgebung (PRO) verpflichtend anzupassen sind. Auf der Test-Umgebung (PRE) können diese Anpassungen optional vorgenommen werden.

3.1.8 Kann ich den Bereich “Störungsmeldung” in einer Antragsstrecke ausblenden? Wo kann ich Anpassungen an der “Störungsmeldung” vornehmen?

Ja, der Bereich “Störungsmeldung” kann im Bereich der Textbearbeitung im OZG Service Management ausgeblendet werden. Auch textliche Anpassungen können Sie dort bei Bedarf vornehmen.

3.1.9 Wo kann ich Anpassungen zur “Datenschutzerklärung” vornehmen?

Anpassungen zur “Datenschutzerklärung” können im Bereich der Textbearbeitung im OZG Service Management vorgenommen werden.

3.1.10 Kann ich das Bild meiner Gebietskörperschaft im OZG Service Management ändern?

Ja, das Bild kann durch die Benutzer des OZG Service Managements (technische und fachliche Ansprechperson und ggf. weitere angefragte Benutzer) selbstständig geändert werden. Dies ist auf der Startseite im OZG Service Management direkt nach der Anmeldung möglich. Dort können Sie entweder ein bereits vorhandenes Bild löschen oder ein Bild hochladen. Bitte beachten Sie, dass das Bild nicht größer als 5 MB sein darf.

3.1.11 Kann ich individuelle CSS einbinden (Corporate Design, Corporate Identity), welche es erlauben, kleinere Design-Korrekturen vorzunehmen (z.B. Größe der Boxen, Anpassungen der Schriftgröße, etc.)?

Die Antragsstrecken der AKDB-OZG-Plattform sind prinzipiell als autarke Komponenten (Web Components) implementiert. Das Styling und das Layout sind mit Unterstützung von UX-Experten (User Experience) konzipiert und implementiert worden.

Technisch ist es jedoch möglich, mit Styling-Anweisungen (CSS) der umgebenden Seite einer Antragsstrecke, Einfluss auf das Styling der Antragsstrecke selbst zu nehmen. Sofern das Styling der Antragsstrecken (Web-Components) negativ durch die umgebende Seite beeinflusst wird, stehen wir den jeweiligen Behörden bzw. deren technischen IT-Dienstleistern für Support-Anfragen zur Verfügung.

Eine gezielte Anpassung des Styling der Antragsstrecken (Web-Components) durch die umgebende Seiten kann leider nicht unterstützt werden und geschieht auf eigene Verantwortung. Bitte beachten Sie, dass sich im Rahmen der weiteren Entwicklung der Antragsstrecken auch Anpassungen am CSS-Code vorgenommen werden können. Dies kann dazu führen, dass Ihre individuellen Änderungen überschrieben werden.

Eine Dokumentation zum Styling der Antragsstrecken kann von der AKDB-OZG-Plattform nicht zur Verfügung gestellt werden.

3.1.12 In der Textbearbeitung gibt es neben den “variables” noch viel mehr Felder, die ich ausfüllen bzw. ändern kann. Welche Auswirkungen hat es, wenn ich Felder bearbeite, die nicht unter “variables” hinterlegt sind?

Sie müssen verpflichtend nur die Textfelder anpassen, die unter “variables” auch erscheinen. Alle anderen Textfelder sind optional und müssen von Ihnen nicht bearbeitet werden. Wir empfehlen, diese Textbausteine nicht zu bearbeiten, da hinter anderen Feldern Regeln liegen könnten, die bei einer Anpassung Ihrerseits ggf. im Anschluss nicht mehr funktionieren.

Ausnahme: Wenn Sie den PLZ-Check aktiviert haben (siehe Integrationsleitaden, Kapitel 9a), müssen Sie noch zusätzliche Textfelder anpassen. Alle nötigen Informationen finden Sie dort detailliert beschrieben.

3.1.13 Ich habe die Einladung zum OZG Service Management erhalten, allerdings funktioniert der mit gesendete Registrierungslink nicht. Was kann ich tun?

Dies kann mehrere Ursachen haben.

Eine Möglichkeit ist, dass in Ihrer Behörde das sogenannte “URL Rewriting” aktiviert ist. Das bedeutet, dass Links, die von einem externen Absender Ihnen zugeschickt werden, umgeschrieben und damit funktionslos sind. Um dies zu verhindern, müssen Sie mit Ihrer IT-Abteilung oder Ihren IT-Dienstleister Kontakt aufnehmen und das URL Rewriting deaktivieren.

Eine weitere Möglichkeit ist, dass Ihre Firewall den Link als gefährlich einstuft und ein Abrufen verhindert. Fügen Sie daher den Link bzw. die Domain als Ausnahme hinzu.

3.2 Postleitzahlencheck

3.2.1 Wie funktioniert die Erfassung gültiger Postleitzahlen für den Postleitzahlen-Check?

Wenn der PLZ-Check aktiviert ist (siehe Integrationsleitfaden, Kapitel 9a), können im OZG Service Management gültige Eingaben für Postleitzahlen (Einstellungen → Postleitzahlen) hinterlegt werden. Zusätzlich müssen Sie dann in der Textbearbeitung in der Gruppe „html“ auch die Attribute „plz_check_error“, „plz_check_success“ und „plz_check_hint“ entsprechend anpassen.

Wichtig ist zu beachten, dass die dort konfigurierten Postleitzahlen nicht auf der Demo unter Digitale Verwaltung as a Service, sondern nur auf der Webseite der jeweiligen Gebietskörperschaft, wo die Antragsstrecke mit dem entsprechenden AGS eingebunden ist, verwendet werden.

3.2.2 Ich habe den Postleitzahlen-Check aktiviert, kann aber nicht mit allen Postleitzahlen in meinem Zuständigkeitsgebiet den Antrag starten. Was kann ich tun?

Bitte überprüfen Sie die von Ihnen im OZG Service Management angegebenen Postleitzahlen in dem Reiter “Einstellungen → Postleitzahlen” und überprüfen Sie, ob dort alle Postleitzahlen eingepflegt sind und tragen ggf. Fehlende nach.

3.2.3 In meinem Zuständigkeitsbereich haben mehrere Kommunen die selbe Postleitzahl. Ich kann allerdings eine Postleitzahl auch nur einmal im OZG Service Management anlegen und somit die anderen Kommunen nicht erfassen. Was kann ich tun?

Für eine PLZ kann man immer nur einen Ort hinterlegen. Der plz-check prüft nur die nummerischen Postleitzahlen und nicht die Namen der Ortschaften. Auch wenn sich mehrere Orte eine PLZ teilen, reicht es aus, nur einen Ort mit der PLZ zu hinterlegen - es werden alle anderen Orte mit der selben PLZ mitgeprüft.

3.2.4 Was passiert, wenn man eine PLZ eingibt für die die Behörde nicht zuständig ist? Wird dann auf die zuständige Behörde verwiesen?

Nein, man wird nicht auf die zuständige Behörde verwiesen. Der PLZ-Check stellt nur sicher, dass Bürger*innen einen Antrag stellen, die in Ihrem Zuständigkeitsgebiet wohnhaft sind.

3.2.5 Ich habe bei allen Antragsstrecken den PLZ-Check implementiert. Dabei ist mir aufgefallen, dass bei den folgenden Antragsstrecken der Postleitzahlencheck nicht angezeigt wird, obwohl ich ihn im Code eingetragen habe: ewaffe-mitnahme-erteilung, ewaffe-mitnahme-verlaengerung und ewaffe-verbringung-erteilung. Ist das beabsichtigt oder ein Fehler?

Der fehlende PLZ-Check ist beabsichtigt, da bei diesen drei Antragsstrecken der Wohnsitz des Antragstellers nicht ausschlaggebend für die Zuständigkeit der Bearbeitung ist.

3.3 Technische und fachliche Ansprechpersonen

3.3.1 Was ist der Unterschied zwischen der technischen und fachlichen Ansprechperson, die ich angeben muss?

Beide Ansprechpersonen werden auf dem OZG Service Management als Benutzer angelegt und übernehmen unterschiedliche Aufgaben für die erfolgreiche Integration der Antragsstrecke.

Die fachliche Ansprechperson ist insb. verantwortlich für die Individualisierung der Angaben in der Antragsstrecke. Dies kann z.B. Angaben zum Datenschutz oder die Kontaktdaten für den Fall einer Störung betreffen. Auch der Test aus fachlicher Sicht würde durch diese Person übernommen bzw. unterstützt werden. Hierzu würde sich ein*e erfahrene*r Sachbearbeiter*in anbieten.

Die technische Ansprechperson ist für die Einbindung des Online-Dienstes auf der Website der Kommune (z. B. Webredaktion, Web Hoster) und in Zusammenarbeit mit der/dem fachlichen Ansprechpartner*in für die Testung der Datenübermittlung in das Fachverfahren zuständig.

3.3.2 Kann ich für die technischen und fachlichen Ansprechpersonen ein Funktionspostfach angeben?

Nein, aus Gründen der Revisionssicherheit ist dies nicht möglich. Eine personalisierte E-Mail-Adresse ist zwingend anzugeben.

4. Datenschutzrechtliche Fragen

4.1 Gibt es eine Vorlage für einen Eintrag ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gem. Art. 30 Abs. 1 DSGVO bzw. ersetzt das Datenschutzkonzept den entsprechenden Eintrag?

Das Datenschutzkonzept ersetzt nicht den Eintrag ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gem. Art. 30 Abs. 1 DSGVO, es enthält jedoch alle erforderlichen Informationen zur Erstellung eines solchen Eintrags. Um die Verantwortlichen zu unterstützen, enthalten kommende Versionen des Datenschutzkonzepts eine entsprechende Vorlage.

4.2 Ist neben der Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO (Projekt-DSFA) noch eine eigene DSFA durch die Verantwortlichen zu erstellen?

Grundsätzlich liegt diese Entscheidung bei Ihnen als datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Jedoch erstellen wir die Projekt-DSFA derart, dass nur noch die – ohnehin unabhängig vom Online-Dienst – datenschutzrechtlich zu bewertende Verarbeitung im Fachverfahren übrig bleibt. Insofern Sie diese bereits betrachtet und – falls erforderlich – ggf. eine DSFA erstellt haben, sollte die ergänzende Erstellung einer eigenen DSFA zum Online-Dienst entbehrlich sein.

4.3 Welche Informationen für die Betroffenen nach Art. 13 DSGVO müssen wir noch selbst bereitstellen?

Die Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 13 DSGVO allein durch den Online-Dienst werden zentral im Online-Dienst zur Verfügung gestellt. Ergänzend dazu müssen Sie noch ein Informationsblatt gem. Art. 13 DSGVO bereitstellen. Auf Nachfrage kann Ihnen hierfür eine Vorlage zur Verfügung gestellt werden. Das Informationsblatt muss sodann auf Ihre Website hochgeladen und über das OZG Service Management unter “Variables/informationsblatt_abh_link” zum Online-Dienst verlinkt werden.

4.4 Verlangt die Einbettung des Online-Dienstes in die eigene Website nicht die Zustimmung des Nutzers für die Anzeige externer Inhalte?

Es handelt sich bei der Einbindung des Online-Dienstes datenschutzrechtlich nicht um eine Übermittlung an einen Dritten oder eine gemeinsame Verantwortung, sondern um eine Auftragsverarbeitung des Verantwortlichen. Dass der Inhalt „woanders“ liegt/eingebunden wird, ist rechtlich unerheblich. Der Inhalt wird rechtlich so behandelt als gehöre er zur Website des Verantwortlichen. Im Unterschied dazu gelten Dienstleister wie YouTube, Twitter etc. nicht als Auftragsverarbeiter, sondern je nach Einschätzung als Dritte oder gemeinsame Verantwortliche, da sie die Daten nicht nur im Auftrag, sondern als Werbeplattformen eben auch zu eigenen Zwecken verarbeiten. Im Ergebnis braucht es für die Übermittlung an diese eine eigene Rechtsgrundlage. Sie „erben“ nicht wie der Auftragsverarbeiter die Rechtsgrundlage des Verantwortlichen. Da viel Unsicherheit herrscht, ob hierzu Rechtsgrundlagen tragen, die darauf aufbauen, dass die Einbindung „erforderlich“ ist, holen sich Webseitenbetreiber oft pauschal die Einwilligung bei den Nutzenden, indem sie etwa Zwei-Klick-Lösungen vor der Einbettung implementieren.

4.5. Ich habe die Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) erhalten und möchte diese anpassen lassen. Wie kann ich dies tun?

Grundsätzlich erlauben wir keine Änderungen an der AVV.

4.6 Im Datenschutzkonzept fehlt die Konkretisierung, welche Datenarten genau verarbeitet werden. Diese werden im Datenschutzkonzept nur grob beschrieben.

Die Datenarten sind in Anlage 1 zum Datenschutzkonzept „Datenkategorien“ mit Rechtsgrundlage, Zugriffsberechtigten, Erforderlichkeit und Speicherdauer aufgeführt. Bei Beantragung einer waffenrechtlichen Erlaubnis werden viele personenbezogene Daten abgefragt, die in den einschlägigen Rechtsgrundlagen definiert sind. Alle Antragsdaten im Datenschutzkonzept aufzuführen, würde dessen Rahmen sprengen.

4.7 Es fehlen 3 TOMs komplett (Regelungen zur Gewährleistung der Belastbarkeit der Systeme auf Dauer; Regelungen zur Fähigkeit des AV, die Verfügbarkeit der pbD und den Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen; Regelungen, wie der AV die regelmäßige Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der TOM’s zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung gewährleistet). Wo finde ich genauere Angaben?

Die AKDB ist zertifiziert nach ISO 27001 auf der Basis von IT-Grundschutz und erfüllt damit die maximalen Anforderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Bei der Zertifizierung wird neben vielen anderen Punkten überprüft, ob die Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit der Daten gewährleistet ist und ob die Systeme belastbar sind. Die AKDB ist bis 2025 rezertifiziert. Jedes Jahr findet zudem eine Überprüfung der Zertifizierung statt, d. h. dass eine regelmäßige Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der TOMs regelmäßig erfolgt.

 4.8 Es fehlt die Regelung zu Kontrollrechten des Auftraggebers gegenüber etwaigen Unterauftragnehmern. Wo finde ich diese Angaben?

Ein generelles Kontrollrecht der AKDB gegenüber Subunternehmern ergibt sich aus Abschnitt X § 6 (2) Allgemeine Vertragsbedingungen der AKDB (AVBAKDB):

„Der Auftragnehmer haftet gegenüber dem Auftraggeber dafür, dass die von ihm eingesetzten Subunternehmer den Datenschutzpflichten nachkommen, die ihm durch den Auftragnehmer vertraglich auferlegt wurden.“  

Gemäß § 5 (3) AVBAKDB unterwirft sich die AKDB den Kontrollrechten durch den Auftraggeber, die besagen, dass dieser berechtigt ist, sich vor Beginn der Verarbeitung und sodann regelmäßig in angemessener Weise von der Einhaltung der beim Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie der in dieser Vereinbarung festgelegten Verpflichtungen zu überzeugen.

Gemäß § 6 (2) AVBAKDB haftet die AKDB dafür, dass die gleichen Datenschutzpflichten auch den Subunternehmern auferlegt werden. Insofern unterliegen auch die Subunternehmer den Kontrollrechten durch den Auftraggeber, welcher in diesem Vertragsverhältnis die AKDB ist.

5. Sonstiges

5.1 Was passiert mit dem bereits vorhandenen Online-Antrag “Kleiner Waffenschein” von der intelliform cit?

Dieser wird durch uns nicht berührt und kann weiterhin genutzt werden, verfügt jedoch über keine Fachverfahrensanbindung, sodass er vermutlich weniger häufig nachgefragt werden wird als unser Online-Dienst mit medienbruchfreier Antragsdatenübertragung vom Kommunalportal bis zum Fachverfahren.

5.2 Wie sollen eine missbräuchliche Antragstellung bzw. die Vorlage gefakter Anlagen, z.B. Bedürfnis -und Sachkundenachweise usw. geprüft oder erkannt werden?

Die Bearbeitung und Prüfung des Antrags obliegt der Waffenbehörde. Die persönliche Vorsprache kann weiterhin bspw. bei Erstanträgen erforderlich sein, um die Identität und Anlagen zu überprüfen.

5.3 Wie werden Anlagen der Bürgerinnen und Bürger seitens der Antragsstrecken auf Schadsoftware/ Viren geprüft?

Auf Nachfrage werden die Schutzmaßnahmen den Ansprechpartnern der beteiligten Kommunen vertraulich mitgeteilt.

5.4 Muss die Kategorie der Waffe zuerst ausgewählt werden oder kann die Waffenart zuerst eingetragen werden (Grüne WBK)? Den Waffenbesitzern ist die Einstufung der Waffenkategorien ggf. nicht bekannt.

In der Grünen WBK Erstantrag müssen sowohl Kategorie als auch Art der Waffe jeweils über ein Drop-Down-Menü angegeben werden. Sie können sich auf der Entwicklungsseite der AKDB selbst durch die Antragsstrecken klicken: https://digitale-verwaltung-as-a-service.de/dienste-demos/ewaffe-gruene-wbk-person-erteilung.html#/

5.5 Wie viele Online-Anträge wurden bei bisher schon nachnutzenden Kommunen schon gestellt?

Aus datenschutzrechtlichen Gründen erteilen wir zu behördeninternen Abläufen keine Auskunft, bitte wenden Sie sich direkt an die entsprechenden Kommunen.

5.6 Ich habe Feedback zu den Antragsstrecken - z.B. Anpassungen zu den Datenfeldern oder zu nicht vorhandenen Auswahlmöglichkeiten. Wo kann ich dies mitteilen?

Sie können Ihr Feedback über die bekannten Wege an uns senden. Bitte beachten Sie, dass wir aufgrund der hohen Anzahl an Rückmeldungen nicht sofort im Detail auf Ihr Feedback eingehen können und dies erst prüfen müssen.

5.7. Warum kann ich keine Angaben zur Beantragung einer Munitionserwerbsberechtigung bei der grünen Waffenbesitzkarte (WBK) machen. Es wäre allerdings insbesondere bei Sportschützen sinnvoll zusammen mit dem Voreintrag auch gleich eine Munitionserwerbsberechtigung beantragen zu können.

Die Anregung, die Munitionserwerbsberechtigung in die Grüne WBK aufzunehmen, wird fachlich geprüft und ggf. im Jahr 2024 umgesetzt

Eine Übersicht der aktuell zur Nachnutzung bereitstehenden Antragsstrecken finden Sie im Integrationsleitfaden im Abschnitt “1. Leistungsumfang und Anmeldung des Nachnutzungsinteresses”.

1.2.2 Besteht die Möglichkeit nur einen Teil der EfA-Leistungen in Anspruch zu nehmen?

Aus Sicht des Umsetzungsprojekts ist dies grundsätzlich möglich. Die nachnutzbaren OZG-Online-Dienste umfassen mehrere Antragsstrecken, die wiederum einzelne oder gebündelte LeiKa-Leistungen abbilden. Um die OZG-Leistungen jeweils vollständig umzusetzen, wird die Einbindung aller zur Verfügung stehenden Antragsstrecken empfohlen.

...

1.3 Organisatorisches

1.3.1 Welche personellen Ressourcen sind bei einer gewünschten Nachnutzung der Antragsstrecken (insbesondere auch bei der Fachstelle) erforderlich?

In der Regel wird eine technische und eine fachliche Ansprechperson für die entsprechende Organisation und Anbindung benötigt (siehe dazu auch 3.3 technische und fachliche Ansprechpersonen).

1.3.2 Wie hoch wird der zeitliche Umfang der Mitwirkung sein?

Der zeitliche Umfang der Mitwirkung hängt u.a. davon ab, welche technischen und organisatorischen Voraussetzungen schon geschaffen wurden, wie frühzeitig und eng die Kommune bzw. Waffenbehörde in die Konzeption und Umsetzung eingebunden werden möchten, wie schnell wie viele Online-Dienst Komponenten angebunden werden sollen, wie hoch der individuelle Anpassungsbedarf ist und welche generellen Formate zur Information und Mitwirkung in der Pilotierungsgemeinschaft bzw. Nachnutzungsallianz wie häufig genutzt werden.
Der Mindestumfang, um den Online-Dienst „eWaffe“ pilotieren und/oder (nach-)nutzen zu können, besteht in der Schaffung der Voraussetzungen, der Anmeldung zur Pilotierung / Nachnutzung, dem Hinterlegen von Basisdaten, der Anbindung eines Nutzerkontos (beispielsweise BayernID oder BundID) und die Kommunikation mit dem Pilotierungs- bzw. Roll-Out-Team. 
Demgegenüber besteht der Maximalumfang darin zunächst an der fachlich-rechtlichen Konzeption des Online-Dienstes mitzuwirken, dann als engagierte Pilotkommune zur Verfügung zu stehen, an der fachlich-rechtlichen und technischen Iteration teilzuhaben, alle Informations- und Mitwirkungsformate zu nutzen, als Teil der Nachnutzungsallianz sowie als Multiplikator für andere nachnutzende Kommunen und Fachbehörden zu fungieren.

1.3.3 Sind bestimmte Voraussetzungen zu erfüllen, um die Antragsstrecken nutzen zu können?

Ja, es sind Voraussetzungen zu erfüllen. Kommunen bzw. Waffenbehörden benötigen einen DVDV (Deutschen Verwaltungsdienste-Verzeichnis)-Eintrag und eine OSCI (Online Services Computer Interface)-Anbindung als Voraussetzung für die erfolgreiche Fachverfahrensanbindung. Außerdem soll der Online-Dienst möglichst in Verbindung mit einem Nutzerkonto - wie der BundID- zur Authentifizierung und Kommunikation verwendet werden, wenngleich vsl. vor Ort in bestimmten Fällen (z.B. Erstanträge) bei der zuständigen Waffenbehörde eine Authentifizierung (Vorzeigen von Ausweisdokumenten) erfolgen muss.

1.3.4 Welchen OSCI-Client nutzen Sie?

Informationen dazu finden Sie im Kapitel “Voraussetzung für Routing und Transport der Antragsdaten schaffen” im Integrationsleitfaden.

1.3.5 Sind bestimmte Fachverfahren notwendig?

Es wird empfohlen ein Fachverfahren als Schnittstelle zwischen dem Online-Dienst, der Sachbearbeitung vor Ort in den Waffenrechtsbehörden und z.B. dem Nationalen Waffenregister zu nutzen. Insbesondere, wenn Sie die medienbruchfreien teilautomatisierten Funktionen bei der Bearbeitung der Antragsdaten nutzen wollen.

...

1.4 Rechtlich-Finanzielle Fragen

1.4.1 Welche Kosten im jährlichen Betrieb fallen für Gebietskörperschaften an? Wie lauten die konkreten Kosten?

Da die nachnutzenden Bundesländer unterschiedliche Förderungen, Kostenübernahmen und Finanzierungsmodelle verfolgen, wenden Sie sich bitte diesbezüglich an die OZG-Koordination in Ihrem jeweiligen Bundesland.

...

2. Technische Fragen

2.1. Nutzen Sie einen XÖV-Standard, wenn ja welche(n)?

Ja, wir haben den neuen Fachstandard “XeWaffe” erstellt. Die aktuelle Version ist stets im XRepository einsehbar. Der Fachstandard XeWaffe orientert sich eng an XWaffe. Die Anbindung an das Fachverfahren ist mit Nutzung des XeWaffe-Standards möglich.

2.2 Die ÖWS kommunizieren dauerhaft mit dem NWR, wie kann sichergestellt werden, dass hier Testdaten nicht automatisiert an das NWR gemeldet werden?

Die Waffenbehörde muss zusammen mit dem Fachverfahren im Testsystem für den Weg vom Portal zur Behörde (d.h. Diensteanbieter = Behörde) sicherstellen, dass die Testdaten lokal nicht auf den Speicherort für NWR-relevante Daten abgelegt werden, der automatisiert abgeglichen wird.

2.4 Wer entscheidet, welches Benutzerkonto eingebunden wird? Ist die Authentifizierung über Benutzername / Passwort möglich?

Die Bayern-ID und die Bund-ID (Nutzerkonto Bund) stehen kostenfrei zur Verfügung.

2.5 Werden die Daten aus dem Benutzerkonto übernommen, sodass die antragsstellende Person diese nicht erneut eingeben muss?

Ja, die Authentifizierung über die BayernID und die Bund-ID sowie die Übernahme der Daten in die jeweilige Antragsstrecke ist möglich.

2.6 In welches Portal wird der Online-Dienst eWaffe wie eingebunden?  

Das Projekt verfolgt einen dezentralen Ansatz zur Einbindung in das jeweilige Kommunalportal des Landkreises. Die Einbindung in ein zentrales Landesportal müsste durch eigene IT-DL bspw. über eine Verlinkung erfolgen.

2.7 Wer bindet die Webcomponents ein? Mitarbeiter der AKDB, wenn diese auch das Portal betreuen? 

In der Regel wird die Webcomponent durch Mitarbeiter, im Regelfall durch den technischen Ansprechpartner, oder einem externen IT-DL durchgeführt. Details mit dem technischen Ansprechpartner der Kommune geklärt und ist u.a. von der Beauftragung des jew. IT-DL abhängig. Es gibt teilw. Anleitung und Unterstützung durch das Roll-Out Team der AKDB. Die Anleitung enthält alle relevanten Informationen zum Einbetten.

2.8 Der Online-Dienst als Web Component verwendet Inline-Styles: Gibt es Möglichkeiten, die Stylesheets in eine separate Datei auszulagern?

Es wurde sich bewusst dafür entschieden, die styles in ein "<style>" tag zu schreiben, damit das sog. Content flickering vermieden wird.

2.9 Welche technischen Voraussetzungen müssen für die Einbindung geschaffen werden?

Mit folgender Anleitung können die Informationen für die technische Einbindung von Online-Diensten aufgerufen werden.

2.10 Woran liegt es, dass es nach der korrekten Eingabe des Dienstnamens und des AGS im Quellcode bei der Einbindung gemäß der Anleitung zu Fehlermeldungen kommt?

Schicken Sie dem Support bitte die URL der Einbettung zu, damit er das System live einsehen kann. Zusätzlich schicken Sie bitte auch Screenshots der Fehlermeldungen inkl. Zeitstempel zu. Des Weiteren achten Sie bitte darauf, dass die Einbettung nur mit der genannten Domain aus Ihrem persönlichen Self-Service-Ticket funktionieren kann - die dort angegebene Domain muss also der Domain entsprechen, auf der der Online-Dienst laufen soll.

2.11 Was bedeutet die Fehlermeldung "GraphQL error Exception while fetching data (/createTask): The request does not fulfill the requirements"?

Die Domain, die im Ticket angegeben wurde, war falsch. Die Domain im Datenabfrageblatt muss mit der Domain, in der der Online-Dienst eingebettet wird identisch sein.

2.12 Können Sie eine Wildcard für eine Domain in der Form von *.[Name Gebietskörperschaft].de hinterlegen?

Nein, Wildcards sind leider noch nicht möglich.

2.13 Ist eine Anbindung an ein DMS geplant, z.B. über FIT-Connect?

Nein, Routing & Transport erfolgen gemäß der EfA-Mindestanforderungen via DVDV/OSCI. Da FIT-Connect noch nicht zur Verfügung steht ist, ist der Empfang in dieser Form noch nicht möglich.

2.14 Ist eine Anbindung von Registern (wie dem Nationalen Waffenregister NWR) bereits geplant?

Nein, eine Anbindung des NWR ist derzeit nicht geplant. Die Backend-Abfragen der Fachverfahren der Waffenbehörden (Örtliche Waffenverwaltungssystem, ÖWS) beim Bundeszentralregister (BZR), bei der Meldebehörde (EMA), bei der zuständigen Polizeidienststelle, beim Zentralen Staatsanwaltliches Verfahrensregister (ZStV) und beim Nationalen Waffenregister (NWR) bleiben unverändert und liegen in der Verantwortung der Fachverfahrenshersteller.

2.15 Wie wird der gestellte Antrag in der Verwaltung eintreffen? Wo muss der Sachbearbeiter den Antrag „abholen“?

Der letzte Schritt der Antragsübermittlung hin zur bearbeitenden Behörde erfolgt i.d.R. über den landespezifischen OSCI-Intermediär. Sofern ein entsprechender DVDV-Eintrag vorgenommen wurde und ein OSCI-Client in der Behörde konfiguriert wurde, hält der zuständige OSCI-Intermediär einen “Postkorb“ bereit, welcher durch die die bearbeitenden Behörde angesprochen werden kann. An dieser Stelle können die Anträge abgeholt werden und im genutzen Facverfahren bearbeitet werden.

2.16 Kann eine Antragsstrecke auch in einem Serviceportal (wie z.B. Openrathaus, Bürgerservice-Portal) eingebettet werden?

Prinzipiell ist es möglich, die Web Components auf Serviceportalen einzubetten. Hierzu sind in der Mandantenanlage zusätzliche Daten wie der Link zum Portal anzugeben.

Da wir jedoch mit dem Portal Openrathaus noch keine praktische Erfahrung haben, ist eine vorherige Abstimmung mit den Verantwortlichen des Portals und der Behörde ratsam.

Die Antragsstrecken können aktuell auf Wunsch auch in das „Bürgerservice-Portal“ der AKDB eingebunden werden.

2.17 Funktioniert das nur mit integrierter Webkomponente oder gibt es auch die Möglichkeit zur Verlinkung der Antragsstrecke?

Man muss die Antragsstrecken immer als integrierte Webkomponente (Web Component) auf mindestens einer Webseite einbinden. Auf anderen Webseiten kann allerdings der Link verwendet werden, um auf die Webseite zu verweisen, auf dem die integrierte Webkomponente eingebunden ist.

2.18 Was passiert mit dem QR-Code, wenn man den Antrag am Handy ausfüllt?

Bei der Nutzung der mobilen Variante der Web Component erscheint der QR-Code nicht. Es wird für diesen Fall lediglich der Upload über die Suche in den lokalen Dateien angeboten.

2.19 Wurde die Barrierefreiheit berücksichtigt?

Ja, das Design der Webcomponents soll per se möglichst barrierefrei sein und es wurde ein BITV-Test durchgeführt und die Erkenntnisse des Testberichts sind in das Anforderungsmanagement überführt worden.

2.20 Wird der Antrag über die bayerische Antragsplattform gestellt oder ist es über die jeweilige Länderplattform möglich?

Nein, in Bayern erfolgt eine dezentrale Einbindung bei jeder Gebietskörperschaft im jeweiligen Kommunalportal.

2.21 Wie regeln andere Kommunen die vorerst nicht vorgesehenen ePayment-Anbindung?

Der Ursprüngliche Plan ePayment zu priorisieren wird derzeit nicht weiterverfolgt. Vorrangig werden kleinere Anpassungen sowie gesetzliche Änderungen bearbeitet. Prinzipiell ist eine Anbindung von ePayment an den OnlineDienst eWaffe möglich. Der Änderungswunsch ist jedoch hinsichtlich des „Einer für Alle"-Prinzip (EfA) relevant. Eine zentrale Anpassung ist notwendig, damit der Änderungsbedarf für alle Beteiligten nutzbar ist.​ Da ePayment für eWaffe bisher keine Anforderung war, bedeutet dies eine Anpassung des Datenmodells, eine Erweiterung der Datenfelder, die Einbindung von Gebührenordnungen sowie die Anpassung der Prozesse und Masken etc. All diese Punkte müssten im Rahmen des Anforderungsmanagements erarbeitet werden. Da sich die nachnutzenden Länder zunächst jedoch gegen eine Anbindung von ePayment entschieden haben wird das Thema derzeit depriorisiert behandelt und zunächst zur Wiedervorlage in den nächsten Steuerungskreis gebracht um die Relevanz des Themas regelmäßig zu eruieren.

2.22 Ich habe einen Antrag testweise gestellt, allerdings ist er nicht in mein Fachverfahren eingetroffen. Was kann ich tun?

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Fachverfahren korrekt installiert und die aktuellste Version eingespielt haben. Vom Absenden eines Antrags bis zum Empfang im Fachverfahren kann es unter Umständen bis zu 30 Minuten dauern.

Falls Sie eine NachrichtenID oder UUID des Antrags vorliegen haben, schicken Sie uns diesen gerne zu. Wir können dann in der Transport-Infrastruktur den Status des Antrags nachsehen und einsehen, ob dieser erfolgreich für Sie auf dem OSCI-Intermediär zur Abholung gelegt wurde.

Falls das der Fall ist, kontaktieren Sie bitte Ihren Fachverfahrenshersteller.

2.23 Ich habe die relevanten Zertifikate beim ITDLZ in Bayern beantragt (Bayern-PKI-Zertifikate für den OSCI-Transport). Die Anträge werden aber nicht ins Fachverfahren zugestellt. Was hat es damit auf sich?

Die Zertifikate des ITDLZ in Bayern wurden fälschlicherweise akzeptiert. Die Bayern-PKI-Zertifikate sind für den OSCI-Transport nicht zugelassen. Es muss daher ein Zertifikat der Telesec oder Bundesdruckerei beantragt werden. Alle relevanten Informationen und Schritte dazu finden Sie unter https://digitale-verwaltung.atlassian.net/servicedesk/customer/portal/6/article/420315609.

2.24 Angenommen unsere Verwaltung wird Opfer eines Hackerangriff – alle Systeme sind kompromittiert und offline. Die Anträge der eWaffe sollten eigentlich ins Fachverfahren eingehen, nun sind diese aber nicht verfügbar. Wie lange werden die Antragsdaten auf ihren Servern „vorgehalten“, wenn wir als Kommune nicht erreichbar sind? Kann ein solches Szenario dazu führen, dass die Antragsdaten durch überschreiten eines maximalen Zustellversuchs verloren gehen? Falls ja, wie lange werden die Daten auf Ihren Systemen „zwischengespeichert“?

In unserem Routing werden Anträge, die nicht ins Fachverfahren einer Waffenbehörde übergeben werden können, als fehlerhaft markiert. In regelmäßigen Abständen (= 30 Minuten) wird automatisch versucht, den fehlerhaften Antrag erneut zuzustellen. Dieser Retry ist unendlich – es werden zu keiner Zeit Anträge von uns gelöscht. Sobald Sie wieder online sind, werden die angefallenen Anträge also innerhalb von 30 Minuten ins Fachverfahren zugestellt (vorausgesetzt das alle anderen Bedingungen für den korrekten Empfang erfüllt sind).).

2.25 Woran erkenne ich als Waffenbehörde, welches Vertrauensniveau beim Ausfüllen des Antrags verwendet wurde?

Derzeit wird das verwendete Vertrauensniveau sowohl im PDF, als auch in der XML-Datei übertragen. Hier ein Bsp. aus der PDF:

...

3. OZG Service Management

3.1 Allgemein

3.1.1 Woran liegt es, dass der Zugang zum OZG Service Management über den Einladungslink nicht funktioniert?

Einladungslinks, die per E-Mail zugestellt werden, sind aus Sicherheitsgründen nur 72 Stunden gültig. Darüber hinaus verursacht das Öffnen der Links über den Internet Explorer häufig Probleme, weshalb hier ein anderer Browser zu verwenden ist. Es ist darauf zu achten, dass der verwendete Browser auf dem neuesten Versionsstand ist, da veraltete Versionen nicht unterstützt werden können.

Bitte melden Sie sich in dem Fall beim Support und Ihnen werden neue Einladungslinks zugesendet. Bitte geben Sie dafür an, ob Sie für die Test-Umgebung (PRE) und/ oder Produktiv-Umgebung (PRO) einen neuen Zugang benötigen

3.1.2 Wie kann ich weitere Benutzer neben den technischen und fachlichen Ansprechpersonen für das OZG Service Management anlegen?

Schreiben Sie dazu bitte dem Support. Ein neuer Benutzer wird für Sie daraufhin angelegt. Bitte geben Sie den Vor- und Nachnamen sowie die personalisierte E-Mail-Adresse dabei an.

3.1.3 Kann der Einladungslink für den Zugang zum OZG Service Management an ein Funktionspostfach zugestellt werden?

Eine Zustellung des Einladungslinks an ein Funktionspostfach ist aus Gründen der Revisionssicherheit nicht möglich und muss daher an eine personalisierte E-Mail-Adresse erfolgen.

3.1.4 Wie kann ich mein Passwort zum OZG Service Management zurücksetzen?

Aktuell besteht keine Möglichkeit das Passwort zurückzusetzen. Bitte melden Sie sich beim Support und Ihnen werden neue Einladungslinks zugesendet. Bitte geben Sie dafür an, ob Sie für die Test-Umgebung (PRE) und/ oder Produktiv-Umgebung (PRO) einen neuen Zugang benötigen.

3.1.5 Wo finde ich eine Anleitung zur Nutzung des OZG Service Managements? Gibt es eine Dokumentation bezüglich der Daten, die ich als Kunde noch an meinen Online-Diensten im OZG Service Management anpassen muss?

Eine Anleitung mit allen relevanten Informationen finden Sie hier im Integrationsleitfaden.

3.1.6 Woran liegt es, dass Textstellen und / oder eingetragene Daten, die im OZG Service Management angepasst wurden, im Online-Dienst nicht angezeigt werden?

Dieses Problem kann mehrere Ursachen haben. Stellen Sie bitte folgendes sicher:

Grundsätzlich gibt es für Ihre Dienste eine Test-Umgebung (PRE) und eine produktive Umgebung (PRO). Textanpassung können jeweils für diese beiden Umgebungen erfolgen. Für beide Umgebungen gibt es eigenständige Oberflächen im OZG Service Management. Die beiden Umgebungen sind voneinander unabhängig, d. h. eine Textanpassung auf PRE wird nicht automatisch auf PRO angewendet. Hier ist sicherzustellen, dass die Texte auf der jeweils relevanten Umgebung gepflegt und anschließend auch auf der richtigen Umgebung überprüft worden sind.

Bei der Anpassung von Textstellen ist darauf zu achten, dass die Eingaben erst durch Klicken auf „Speichern“ gespeichert werden. Wird die Eingabe nicht durch „Speichern“ bestätigt, gehen die Änderungen verloren.

Falls die Änderungen ggf. trotz Speicherung nicht sofort sichtbar sind, ist der Cache und ggf. die Cookies des verwendeten Browsers zu löschen. Wenn Sie ein Objekt bearbeitet und gespeichert haben, wird es in der Navigationsleiste mit blauer Schrift markiert. Sofern Sie Anpassungen von Textstellen rückgängig machen möchten, können Sie über das Menü rechts neben dem Eingabefeld („drei Punkte“) das Feld auf den Default-Wert zurücksetzen. Auch das Zurücksetzen muss mit Speichern bestätigt werden.

Achten Sie bitte zusätzlich darauf, dass die von Ihnen angegebene Domain zur Einbettung der Online-Dienste auf Ihrer Webseite nicht auf einem internen Server liegt - in einem solchen Fall kann zum OZG Service Management keine Verbindung aufgebaut werden und die Änderungen werden nicht angezeigt.

Achten Sie auch darauf, dass Änderungen der Texte der Bündelungskomponente nicht automatisch auf die Antragsstrecken übertragen werden.

3.1.7 Was ist der Unterschied zwischen der Test-Umgebung (PRE) und der Produktiv-Umgebung (PRO)? Was sind die Vorteile, weswegen ich erst die Einrichtung auf der Test-Umgebung (PRE) vornehmen sollte?

Die Test-Umgebung (PRE) ist optional und vor allem für den Test von Weiterentwicklungen der Online-Dienste gedacht. Die produktive Umgebung (PRO) kann direkt für die Integration der Online-Dienste in die gewünschte Webseite verwendet werden. Bitte beachten Sie, dass die zu individualisierenden Stellen im OZG Service Management auf der produktiven Umgebung (PRO) verpflichtend anzupassen sind. Auf der Test-Umgebung (PRE) können diese Anpassungen optional vorgenommen werden.s

3.1.8 Kann ich den Bereich “Störungsmeldung” in einer Antragsstrecke ausblenden? Wo kann ich Anpassungen an der “Störungsmeldung” vornehmen?

Ja, der Bereich “Störungsmeldung” kann im Bereich der Textbearbeitung im OZG Service Management ausgeblendet werden. Auch textliche Anpassungen können Sie dort bei Bedarf vornehmen.

3.1.9 Wo kann ich Anpassungen zur “Datenschutzerklärung” vornehmen?

Anpassungen zur “Datenschutzerklärung” können im Bereich der Textbearbeitung im OZG Service Management vorgenommen werden.

3.1.10 Kann ich das Bild meiner Gebietskörperschaft im OZG Service Management ändern?

Ja, das Bild kann durch die Benutzer des OZG Service Managements (technische und fachliche Ansprechperson und ggf. weitere angefragte Benutzer) selbstständig geändert werden. Dies ist auf der Startseite im OZG Service Management direkt nach der Anmeldung möglich. Dort können Sie entweder ein bereits vorhandenes Bild löschen oder ein Bild hochladen. Bitte beachten Sie, dass das Bild nicht größer als 5 MB sein darf.

3.1.11 Kann ich individuelle CSS einbinden (Corporate Design, Corporate Identity), welche es erlauben, kleinere Design-Korrekturen vorzunehmen (z.B. Größe der Boxen, Anpassungen der Schriftgröße, etc.)?

Die Antragsstrecken der AKDB-OZG-Plattform sind prinzipiell als autarke Komponenten (Web Components) implementiert. Das Styling und das Layout sind mit Unterstützung von UX-Experten (User Experience) konzipiert und implementiert worden.

Technisch ist es jedoch möglich, mit Styling-Anweisungen (CSS) der umgebenden Seite einer Antragsstrecke, Einfluss auf das Styling der Antragsstrecke selbst zu nehmen. Sofern das Styling der Antragsstrecken (Web-Components) negativ durch die umgebende Seite beeinflusst wird, stehen wir den jeweiligen Behörden bzw. deren technischen IT-Dienstleistern für Support-Anfragen zur Verfügung.

Eine gezielte Anpassung des Styling der Antragsstrecken (Web-Components) durch die umgebende Seiten kann leider nicht unterstützt werden und geschieht auf eigene Verantwortung. Bitte beachten Sie, dass sich im Rahmen der weiteren Entwicklung der Antragsstrecken auch Anpassungen am CSS-Code vorgenommen werden können. Dies kann dazu führen, dass Ihre individuellen Änderungen überschrieben werden.

Eine Dokumentation zum Styling der Antragsstrecken kann von der AKDB-OZG-Plattform nicht zur Verfügung gestellt werden.

3.1.12 In der Textbearbeitung gibt es neben den “variables” noch viel mehr Felder, die ich ausfüllen bzw. ändern kann. Welche Auswirkungen hat es, wenn ich Felder bearbeite, die nicht unter “variables” hinterlegt sind?

Sie müssen verpflichtend nur die Textfelder anpassen, die unter “variables” auch erscheinen. Alle anderen Textfelder sind optional und müssen von Ihnen nicht bearbeitet werden. Wir empfehlen, diese Textbausteine nicht zu bearbeiten, da hinter anderen Feldern Regeln liegen könnten, die bei einer Anpassung Ihrerseits ggf. im Anschluss nicht mehr funktionieren.

Ausnahme: Wenn Sie den PLZ-Check aktiviert haben (siehe Integrationsleitaden, Kapitel 9a), müssen Sie noch zusätzliche Textfelder anpassen. Alle nötigen Informationen finden Sie dort detailliert beschrieben.

3.1.13 Ich habe die Einladung zum OZG Service Management erhalten, allerdings funktioniert der mit gesendete Registrierungslink nicht. Was kann ich tun?

Dies kann mehrere Ursachen haben.

Eine Möglichkeit ist, dass in Ihrer Behörde das sogenannte “URL Rewriting” aktiviert ist. Das bedeutet, dass Links, die von einem externen Absender Ihnen zugeschickt werden, umgeschrieben und damit funktionslos sind. Um dies zu verhindern, müssen Sie mit Ihrer IT-Abteilung oder Ihren IT-Dienstleister Kontakt aufnehmen und das URL Rewriting deaktivieren.

Eine weitere Möglichkeit ist, dass Ihre Firewall den Link als gefährlich einstuft und ein Abrufen verhindert. Fügen Sie daher den Link bzw. die Domain als Ausnahme hinzu.

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3.2 Postleitzahlencheck

3.2.1 Wie funktioniert die Erfassung gültiger Postleitzahlen für den Postleitzahlen-Check?

Wenn der PLZ-Check aktiviert ist (siehe Integrationsleitfaden, Kapitel 9a), können im OZG Service Management gültige Eingaben für Postleitzahlen (Einstellungen → Postleitzahlen) hinterlegt werden. Zusätzlich müssen Sie dann in der Textbearbeitung in der Gruppe „html“ auch die Attribute „plz_check_error“, „plz_check_success“ und „plz_check_hint“ entsprechend anpassen.

Wichtig ist zu beachten, dass die dort konfigurierten Postleitzahlen nicht auf der Demo unter Digitale Verwaltung as a Service, sondern nur auf der Webseite der jeweiligen Gebietskörperschaft, wo die Antragsstrecke mit dem entsprechenden AGS eingebunden ist, verwendet werden.

3.2.2 Ich habe den Postleitzahlen-Check aktiviert, kann aber nicht mit allen Postleitzahlen in meinem Zuständigkeitsgebiet den Antrag starten. Was kann ich tun?

Bitte überprüfen Sie die von Ihnen im OZG Service Management angegebenen Postleitzahlen in dem Reiter “Einstellungen → Postleitzahlen” und überprüfen Sie, ob dort alle Postleitzahlen eingepflegt sind und tragen ggf. Fehlende nach.

3.2.3 In meinem Zuständigkeitsbereich haben mehrere Kommunen die selbe Postleitzahl. Ich kann allerdings eine Postleitzahl auch nur einmal im OZG Service Management anlegen und somit die anderen Kommunen nicht erfassen. Was kann ich tun?

Für eine PLZ kann man immer nur einen Ort hinterlegen. Der PLZ-Check prüft nur die nummerischen Postleitzahlen und nicht die Namen der Ortschaften. Auch wenn sich mehrere Orte eine PLZ teilen, reicht es aus, nur einen Ort mit der PLZ zu hinterlegen - es werden alle anderen Orte mit derselben PLZ mitgeprüft.

3.2.4 Was passiert, wenn man eine PLZ eingibt für die die Behörde nicht zuständig ist? Wird dann auf die zuständige Behörde verwiesen?

Nein, man wird nicht auf die zuständige Behörde verwiesen. Der PLZ-Check stellt nur sicher, dass Bürger*innen einen Antrag stellen, die in Ihrem Zuständigkeitsgebiet wohnhaft sind.

3.2.5 Ich habe bei allen Antragsstrecken den PLZ-Check implementiert. Dabei ist mir aufgefallen, dass bei den folgenden Antragsstrecken der Postleitzahlencheck nicht angezeigt wird, obwohl ich ihn im Code eingetragen habe: ewaffe-mitnahme-erteilung, ewaffe-mitnahme-verlaengerung und ewaffe-verbringung-erteilung. Ist das beabsichtigt oder ein Fehler?

Der fehlende PLZ-Check ist beabsichtigt, da bei diesen drei Antragsstrecken der Wohnsitz des Antragstellers nicht ausschlaggebend für die Zuständigkeit der Bearbeitung ist.

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3.3 Technische und fachliche Ansprechpersonen

3.3.1 Was ist der Unterschied zwischen der technischen und fachlichen Ansprechperson, die ich angeben muss?

Beide Ansprechpersonen werden auf dem OZG Service Management als Benutzer angelegt und übernehmen unterschiedliche Aufgaben für die erfolgreiche Integration der Antragsstrecke.

Die fachliche Ansprechperson ist insb. verantwortlich für die Individualisierung der Angaben in der Antragsstrecke. Dies kann z.B. Angaben zum Datenschutz oder die Kontaktdaten für den Fall einer Störung betreffen. Auch der Test aus fachlicher Sicht würde durch diese Person übernommen bzw. unterstützt werden. Hierzu würde sich ein*e erfahrene*r Sachbearbeiter*in anbieten.

Die technische Ansprechperson ist für die Einbindung des Online-Dienstes auf der Website der Kommune (z. B. Webredaktion, Web Hoster) und in Zusammenarbeit mit der/dem fachlichen Ansprechpartner*in für die Testung der Datenübermittlung in das Fachverfahren zuständig.

3.3.2 Kann ich für die technischen und fachlichen Ansprechpersonen ein Funktionspostfach angeben?

Nein, aus Gründen der Revisionssicherheit ist dies nicht möglich. Eine personalisierte E-Mail-Adresse ist zwingend anzugeben.

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4. Datenschutzrechtliche Fragen

Das Datenschutzkonzept sowie aktuelle Informationen zum Datenschutz erhalten Sie im Downloadbereich unter diesem Link.

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